Der Management Letter (Probe)

Der Management Letter – ein Dokument, das ein integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation ist. Meistens wird es per Post übermittelt und dient dem Austausch von Informationen, die in besonderer Weise.

Grundkonzepte

Geschäftskorrespondenz benötigt wird, um mit verschiedenen wirtschaftlichen oder Produktionsproblemen zu behandeln. Mit seiner Hilfe Unternehmen und Organisationen mit der äußeren Umgebung kommunizieren: Partner, Kunden oder Behörden. In der Regel für dieses Management Letter verwendet.

Es wird allgemein als ein schriftliches Dokument bezeichnet, der sein kann:

• Antwort auf die zuvor empfangene Nachrichten oder Anfragen;
• Begleitpapier mit anderen Instrumenten geschickt zusammen geführt oder Materialien;
• Initiative Brief in dem Fall, in dem die andere Art der Kommunikation nicht möglich ist.

Jede dieser Optionen hat seine eigenen Eigenschaften. Dennoch gibt es gemeinsame Regeln, nach denen in der Regel keinen offiziellen Brief gemacht wird. Das ist verständlich, weil es sich um eine Geschäftskorrespondenz, zum Beispiel, beginnt oft den Abschluss der Mehrzahl der Transaktionen. Ein wohlgeformtes Dokument kann im Ziel, einen günstigen Eindruck auf den zukünftigen potentiellen Partnern schaffen.

Arten von Geschäftsbriefen

Abhängig von den Informationen, die den offiziellen Brief enthalten, kann es sein:

1. Abdecken. In dem Fall, dass die Nachricht enthält, dass er eine Reihe von Anwendungen ist.
2. Ansprüche. Das heißt, drückt es die Unzufriedenheit mit einer bestimmten Situation (Anspruch).
3. Guidance. bestimmte Indikationen sind im Text angegeben.
4. Garantie. Der Absender bestätigt die Erfüllung der zukünftigen Verpflichtungen im Dokument dargelegt.
5. Informationen. Der Brief enthält Informationen, die von Interesse für den Empfänger sein kann.
6. Werbung. Die Informationen werden zur Verfügung gestellt, um die Zusammenarbeit zu gewinnen.
7. Mitteilungsschreiben. Weitere Informationen zu öffentlichen Veranstaltungen.
8. Bestätigungsschreiben. Er stellt fest, die Tatsache, jene oder andere Dokumente oder Materialien zu bekommen.
9. Letter of Anfrage. Der Text enthält einen Appell an den Anreiz des Empfängers zum Handeln.
10. Schreiben der Nachricht. Es bietet den Absender spezifische Informationen von gemeinsamem Interesse der Parteien.

Der Zweck dieser Dokumente ist die Verbindung zwischen den Organisationen oder Abteilungen.

Zusammenstellung nach Anspruch Brief

manchmal in Fragen der Zusammenarbeit gibt es Situationen, wenn eine der Parteien, für welchen Gründen auch immer, seine Verpflichtungen nicht erfüllen. In diesem Fall sendet der erste Partner einen Brief an sein Gegenüber. Darin präsentiert er in der Regel ihre Vorschläge für die Beseitigung von Verletzungen seiner Rechte. Dies ist der offizielle Brief. Eine Probe eines solchen Dokuments, können Sie beliebig erstellen. In diesem Fall sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

1. Der Schreibstil sollte mit der Installation der Partnerschaft das offizielle Geschäft sein.
2. Das Wesen der Forderung ist sehr klar zum Ausdruck gebracht werden.
3. Während die Präsentation von Informationen notwendig, um überzeugend konkrete Tatsachen zu betreiben.

Im Beschwerdebrief muss enthalten:

• Absenderangaben (Name, Absenderadresse und Telefonnummern);
• alle Informationen über das Ziel;
• Beschreibung der Umstände, unter denen eine Konfliktsituation war;
• ein Hinweis auf die gesetzlichen Normen, was wiederum die Gegenpartei brach;
• besondere Anforderungen an die Verletzung, die den Zeitpunkt ihrer Umsetzung zu beseitigen;
• Folgen, die, wenn die Gegenpartei weichen von ihrer Ausführung auftreten können.

Besondere Aufmerksamkeit sollte bezahlt werden, wie der Dienst Brief zusammensetzt. Die Probe muss so entwickelt werden, dass der Täter nicht als Bedrohung wahrnahm. Es ist zu beachten, dass dies nur eine Erinnerung fordern die Einhaltung des Gesetzes.

Design-Regeln

Besonderes Augenmerk sollte auf die Gestaltung von Management Letters bezahlt werden. Allerdings ist das Gesetz nicht für vor, dass jede strenge Regeln und Vorschriften.

Trotzdem sollten die folgenden Punkte berücksichtigt bei der Erstellung solcher Dokumente obligatorisch werden:

1. Jeder offizieller Brief sollte auf dem Formular geschrieben werden. Es wird von Experten im Voraus auf Büro- und genehmigt durch Beschluss des Direktors entwickelt.

2. Das Dokument muss bestimmte Angaben enthalten:

2.1. Informationen über den Empfänger und den Absender.

2.2. Referenz-Nummer und Datum dieses Schreibens. Es ist notwendig für die Registrierung.

2.3. Link zur ähnlichen Informationen über die Brief-Anfrage, wenn das Dokument eine Antwort auf sie ist.

2.4. Titel.

2.5. Informationen über das Vorhandensein von Anwendungen mit ihren Namen und Zahlen.

2.6. Informationen über die Person, die das Dokument (Position und Namen) zu unterzeichnen.

3. In einem Brief in nur eine Frage gelesen werden. Mit mehreren die Wahl der Künstler erschweren.

4. Die Informationen müssen sehr kurz dargelegt werden, aber es ist klar. Es ist wünschenswert, dass der Text nicht mehr braucht, als zwei Seiten.

5. Das Recht zu spezifizieren Details des Empfängers. Wenn wir über die Organisation sprechen, müssen Sie auf die folgende Reihenfolge einhalten:

5.1. Name des Unternehmens (im Nominativ).

5.2. Die Struktureinheit (falls erforderlich).

5.3. Position Ziel (im Dativ).

5.4. Seine Initialen.

5.5. Die Postanschrift des Unternehmens.

6. Wenn mehrere Empfänger, müssen Sie zuerst die Haupt geben und dann alle anderen.

Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren, die Gestaltung von Management Letters, im Prinzip nicht schwierig sein.

Die Reihenfolge der Präsentation

Um das Dokument korrekt kompiliert wurde, müssen Sie die spezifische Reihenfolge der Präsentation von Informationen darin berücksichtigen. Zum Beispiel können wir die Möglichkeit prüfen, wie ein offizielles Schreiben der Antwort zu schreiben. Zuerst müssen wir uns daran erinnern, dass nach den Regeln der Etikette, ist es notwendig, die Informationen innerhalb von wenigen Tagen nach Eingang zu reagieren. Wenn wir über die E-Mail-Nachricht sprechen, ist die optimale Zeit, nicht mehr als zwei Stunden. Für den Fall, dass solche Regeln halten nicht möglich ist, ist es besser, eine Nachricht an den Partner zu senden.

Der Brief selbst in der Tat besteht aus zwei Teilen:

1. Einführung. Der Sender setzt das Thema, um die Ursache und Grundlage seines Schreibens. Sie können die Bestimmungen beziehen, die die Grundlage gesetzlich sind, eine Antwort zu liefern. Darüber hinaus sollten Sie die Aufmerksamkeit auf einige Punkte in Bezug auf diese Situation bezahlen. Sie wird dazu beitragen, das Wesen der Frage zu offenbaren.
2. Zusammenfassung. Dieser Teil soll zu erklären und überzeugend. Der Text sollte prägnant, klar und präzise sein, und die Fakten dargelegt – bewiesen und objektiv. Bei Bedarf können sie durch reale Zahlen bestätigt werden.

Nachdem ein solcher Text wird in der Regel durch eine Liste von Anwendungen, die. Beendet ein Dokument vom Absender unterzeichnet. Darüber hinaus ist es notwendig zu wissen, wie man einen offiziellen Brief zu schreiben, um den Empfänger nicht zu verletzen. Zum einen ist der Verweis auf die es wünschenswert, mit dem Satz zu beginnen: „Liebe.“ Zweitens können Sie den Text verbal Partizip Sätze wie verwenden „haben sorgfältig Ihren Vorschlag in Betracht gezogen,“ oder „um gründlich Ihre Kommentare zu testen.“ Eine solche Einhaltung der Etikette wird nur beide Seiten profitieren.

Aktion Vorgehensweise

offizielle Schreiben Drafting ist die Verantwortung der Büroangestellte, Sekretärinnen oder andere Mitarbeiter, die diese Aufgaben zugeordnet sind. Wird für die Arbeit, die sie in ihren Handlungen Reihenfolge einzuhalten haben akzeptiert. Das Verfahren eines solchen Dokuments verläuft im allgemeinen durch die folgenden Schritte:

1. Eine sorgfältige Prüfung der Umstände der Sache. Sie müssen die Situation vollständig kontrollieren, um seine möglichen Lösungen zu bewerten.
2. Ausarbeitung des Entwurfs eines Schreibens. Es ist notwendig, zu berücksichtigen, alle oben dargelegten Anforderungen.
3. Harmonisierung des vorbereiteten Text. Manchmal ist es notwendig, das Licht der Kommentare der Kopf zu bearbeiten. Er kann einige Erläuterungen oder Erklärungen zu diesem Thema machen.
4. Genehmigung seiner Vorgesetzten.
5. Der Abschluss und die Unterzeichnung des Dokuments.
6. Kennbuchstaben.
7. Senden von Mail an den Empfänger.

Erst nachdem durch alle diese Phasen gehen, der Brief den Empfänger erreicht hat, wird in der Lage sein, seine Mission zu erfüllen.

verbindliche Regelungen

Um einen offiziellen Brief können, müssen Sie bedenken, dass die erste Seite notwendigerweise auf einem speziellen Formular gedruckt. Im übrigen können Sie regelmäßig sauber Blatt A4 verwenden. Hier ist zu beachten, dass die sehr Textfeld hat seine Grenzen: obere und untere sind 2 cm, links – 3,5 cm, rechts – 1 cm. Es ist nicht erforderlich, die Standardgröße zu brechen, die Informationen auf einer Seite zu passen. Es ist besser, alle Regeln zu beachten und einfach eine zusätzliche Seite hinzufügen.

Geben Sie den Text auch nach den Regeln sein müssen:

1. Verwenden Sie zum Drucken der Standard-Schriftart Times New Roman. Andere Optionen besser nicht anzuwenden.

2. Schriftgrößen auch geregelt:

• für den Haupttext – 14;
• Ausrichtungsseiten und ein Zeichen der Leistung – 12.

3. Platzierung von Details auch in Übereinstimmung mit den Regeln durchgeführt:

• Abstand zwischen den Linien – 1;
• Textausrichtung wird durch „Breite“ hergestellt;
• Transfer wird automatisch gesetzt;
• der Abstand von der Kopfzeile mit der Seriennummer 2 Zeilenabstand und von ihm zum Haupttext – 3.

Die Einhaltung dieser Standards ist zwingend erforderlich für die korrekte Ausführung der Briefe an das Ziel entspricht.

Details zum Standort

Um einen Standard-Geschäftsbrief zu erstellen, müssen Sie genau wissen, wo sie platziert werden sollen, ihre Details und Komponenten. Die Antworten auf diese Fragen enthält eine GOST R 6,30-2003. Es beschreibt im Detail die Form von offiziellen Briefen. In der Tat ist es eine Probe, in der die Gesamtheit aller Details des Dokuments in einer bestimmten Art und Weise angeordnet ist. Es ist notwendig, um:

1. den Prozess der Selbstregistrierungsstelle (Geschäfts-) Buchstaben zu vereinen.
2. Der Lage sein, vorbereiten zentral Standardformulare, die Notwendigkeit der Verringerung der Arbeit manuell durchzuführen.
3. Erleichterung und Zeit visuelle Information Retrieval reduzieren.
4. Erweitern Sie die Verarbeitungsfähigkeiten von Buchstaben mit Hilfe von Computern und anderen Geräten.

Also, für herkömmlichen Geschäftsbrief verwendet 30 Standarddetails, die in elf Pflicht Bereichen befinden:

• Logo und Emblem;
• Autor;
• Anfangsdaten;
• header;
• Genehmigung;
• Adressaten;
• Auflösung;
• Text;
• Signaturen und Anwendungen;
• Koordinierung und Sicherung;
• Marken.

Platzieren von Informationen in bestimmten Bereichen erlaubt Profis besser das Dokument zu navigieren, und normale Benutzer erleichtert den Prozess der Erstellung.

Grundvoraussetzungen

Einige Führer glauben fälschlicherweise, dass Geschäftskorrespondenz willkürlich durchgeführt, ohne folgenden alle Regeln und Vorschriften werden kann. Aber Experten, die dafür verantwortlich sind, müssen die grundlegenden Anforderungen für den offiziellen Brief wissen:

1. Das Vorhandensein von spezieller (Corporate) Form.
2. Die richtige Verwendung und Platzierung Details.
3. Der Text sollte lesbar und gut bearbeitet werden. Um zu erklären, das Wesen der Frage besser ist bevorzugt einfache gemeinsame Vorschläge zu geben. Es ist notwendig, kurz zu sprechen jedes Wort ein Maximum an Informationen durch.
4. Je nach Art, muss das Dokument entsprechend ausgegeben werden. Der Brief kann auch mehrere Aspekte beinhalten. In diesem Fall ist die Exposition, sie zu kombinieren, um zu versuchen notwendig.
5. Ordnungsgemäße Verwendung der für die Typisierung setzen Maßstäbe.
6. Versuchen Sie, den Inhalt des Briefes zu bekommen war nicht kategorisch Ausdrücke. Der Empfänger kann die Phrase als Bedrohung interpretieren. Bei den Vorschlägen der Gestaltung besser einleitende Worte wie „scheinbar“, „wie Sie wissen“, „möglich“ und „wie“.

Diese Anforderungen sind in der Praxis hilft Dokumenten-Management im Unternehmen zu halten.