Verträge über die Lagerung in der Organisation: der Rechtsrahmen, der Zeitpunkt

Lagerverträge im Zusammenhang mit bestimmten Problemen. Insbesondere in einigen Fällen sehr schwierig zu bestimmen, zu dem bestimmten Gerät zugeschrieben, welche Art, wie sie gespeichert wird, unter welchen Bedingungen, wie zu zerstören und so weiter. All diese Faktoren werden durch das Gesetz geregelt, sondern auch wegen der Tatsache, dass ein und derselbe Vertrag in verschiedenen Situationen unterschiedliche Lagerzeiten erfordern können, haben oft alle Arten von Problemen, Unklarheiten, und so weiter. Verstehen Sie all dies ist notwendig, obwohl es schwierig sein kann. Es sollte wie Lagerverträge im Archiv, Records Management möglicherweise nicht nur ineffektiv in Bereichen im Fall von nicht-gesetzlichen Anforderungen zu verstehen, sondern auch gefährlich im Hinblick auf möglicher Strafe oder Strafe.

Warum halten?

Der Vertrag ist jederzeit zum Zeitpunkt ihres Handelns nicht nur zur Verfügung steht, sondern auch danach. Sie können einige Informationen benötigen, die in diesen Dokumenten widerspiegelt, einige Daten, die Verwaltung fordern werden, und so weiter. Viele Streitigkeiten, die in der Regel in der Tatsache bestehen, dass die eine oder die andere Seite der Bösgläubigkeit geeignet, seine Verpflichtungen zu erfüllen können außergerichtlich den Vertrag adressiert werden, wie und formell vor Gericht. Sie sollten auch die Möglichkeit der Durchführung von Prüfungen bestimmter Zeiträume berücksichtigen, die durch staatliche Aufsichtsbehörden umgesetzt werden. Sie können auch eine Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum verlangen, und wenn die Lagerverträge in der Organisation, die Dauer ihrer Zerstörung und andere ähnliche Funktionen falsch ausgeführt werden, kann zu sehr schweren Strafen unterliegen. Natürlich wäre das erste, was die Führung schuld, aber nach der Situation stabilisiert ist, erinnert die Haupt unbedingt, wer daran schuld ist, hatte er Probleme aus heiterem Himmel. Das ist der Vertrag und sonstige Unterlagen sind streng festgelegte Zeit gehalten werden. Viele Unternehmen bevorzugen im Allgemeinen regelmäßig das Archiv zu erweitern, und gar nichts zu zerstören, um mögliche Probleme zu vermeiden, als einen Fehler zu machen und dann die Konsequenzen rechen.

Gesetzgebung

Verträge über die Lagerung in der Organisation Gesetz beschreibt ganz klar, wenn Sie berücksichtigen nicht die Tatsache , dass es nicht immer möglich ist , richtig dieses oder jenes Dokument zu schätzen. Im Allgemeinen werden Aufträge direkt an ein gesondertes Gesetz nicht, werden sie in der allgemeinen Liste der Standard-Archivdokumente (oder das Managements von Archivalien) festgelegt, die in dem Prozess der Arbeitsweise von Organisationen gebildet werden, Behörden, Kommunen und so weiter. Beiden Optionen listen sowohl mit dem Management und mit den üblichen Unterlagen genehmigt, die vom Ministerium für Kultur und Massenkommunikation der Russischen Föderation. Die Art, die auf Verwaltungsdokumente bezieht, hat die Nummer 558 von 25.08.2010 des Jahres, und der zweite Typ – № 1182 vom 31.07.2007 Jahr. Studieren Sie diese Dokumente ist sehr zu empfehlen, aber es ist am besten, den Prozess des Lernens, für sich selbst zu isolieren, genau jene Papiere, die in einer bestimmten Institution verwendet werden und beziehen sich auf einen bestimmten Bereich der Verantwortung. Die Listen der zu viele Informationen zu erinnern, sie alle, aber wenn Sie bestimmen, welche Unterlagen zu dem, was gilt und wie viel gespeichert ist, wahrscheinlich, Lagerverträge wird viel einfacher und leichter. In vielen Fällen wurden alle verwendeten Papiere von 3-4 Punkten bedeckt, im Detail zu studieren, die nicht so schwierig ist.

verschiedene Arten

Es verwendet zwei Hauptsysteme der Trennung für deren Erhaltung. So ist das kleinste gemeinsame System an dem binden Haltbarkeit. Vergeben Sie einen kurzfristigen, langfristige und dauerhafte Speicherung. Die erste Möglichkeit besteht darin, einen Vertrag für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren. Die zweite – mehr als 10 Jahren. Permanent wird meist nur verwendet, wenn zerstören das Dokument nicht überhaupt sein kann. Dieses System ist nicht sehr praktisch. Verträge über die Lagerung im Archiv, die Begriffe in dieser Art und Weise definiert sind, führen oft zu Verwirrung und Fehler als tatsächlich dazu beitragen, die Aufzeichnungen Prozess zu setzen. Weil ein gemeinsames System ist auf die Art des Vertrages zu binden. Die meisten Unternehmen kommen sie in drei Sorten: Profil, Haushalt und Arbeit. Die erste und die zweite zum größten Teil ähnlich sind, und sie sind in der Regel nur fünf Jahre lang aufbewahrt. Es versteht sich, dass unter dem Profil für alle Verträge bezeichnet und alle Dokumente direkt zu den wichtigsten Tätigkeitsbereichen der Organisation zusammen. Drittens ist die Art von Arbeitsvertrag, in vielen Fällen auch erst 5 Jahre alt gespeichert, aber in bestimmten Situationen kann dieser Zeitraum deutlich erhöhen. Zum Beispiel, wenn kein Konto vorhanden ist, dann ist ein solcher Vertrag würde so viel wie 75 Jahre gespeichert werden, was nicht sehr praktisch ist. In der Tat, wenn Sie nicht sich besonders auf das Problem gehen, kann es sein begrenzen willkürlich die Haltbarkeit von 5 Jahren und vergessen über das Problem. Aber in einer solchen Situation wahrscheinlich einige der Faktoren, die verpassen, die den Zeitraum erhöhen können, während der Lagerverträge von einem ähnlichen Format sollte obligatorisch sein, und das ist, wenn Sie sicher, dass eine Geldbuße oder andere Probleme machen kann, was jeder vernünftige Mensch zu vermeiden versucht.

Transfer zum Archiv

Verfahren zur Übertragung der Depotverträge im Archiv, die Bedingungen, die bereits abgelaufen sind, können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. In einigen Fällen binden die Mitarbeiter einfach das Dokument zueinander und in einer dunklen Ecke platziert, die ein Archiv betrachtet wird. Aber von einem anderen Unternehmen kann der gesamte Prozess deutlich in der Standard – Dokumentation beschrieben wird, präsentieren die Person , die für die Datei oder sogar eine spezielle Nomenklatur Regeln für die Einreichung, melden Sie sich und so weiter. Beide Optionen können bequem sein, abhängig von vielen Faktoren ab. Zum Beispiel ist die erste Option geeignete kleine Unternehmen mit einem bescheidenen Umsatz. Es wird nicht so viele Dokumente sein, dass Sie immer leicht alle in der gleichen dunklen Ecke finden können. Aber der zweite, sagte, die Situation geeignet für Unternehmen ernst ist, die für eine große Zahl der Beschäftigten ausmachen, und muss einfach irgendwie nicht ertrunken in dem Dokument. Die allgemeine Regel, die unterschiedlichen Speicherverträge in der Organisation von jeglicher Form des Eigentums ist, ist der Zeitpunkt der Übertragung in dem Archiv. In der Regel sind die Mitarbeiter aufge erforderliche Unterlagen bis zu einer bestimmten Zeit zu senden, unabhängig davon, wann sie aus Zeitschritten tatsächlich liefen. Und in der Regel tritt wie Archivierung zu Beginn des Jahres. Das heißt, auch wenn der Vertrag im Februar endete, wird noch bis zum nächsten Jahr warten, um es bei der Lagerung zu setzen.

Zerstörung

Wie oben erwähnt, nur weil Sie die Vereinbarung nicht zerstören kann. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass wirklich der richtige Zeitpunkt war. Nur dann können wir dieses Dokument zerstören. Aber diese Aktionen können oft gefährlich ihre Folgen, weshalb die Mehrheit der Mitarbeiter es vorziehen, sie mit der Führung der Sanktionen allein zu machen. Es sieht wie folgt aus: Mitarbeiter eine Stichprobe von allen Unterlagen gesammelt, die bereits out-Periode ist oder zu einem Ende kommt. Verträge über die Lagerung in der Anlage ist es wünschenswert, sollte gebaut werden, so dass diese Stichprobenverfahren nicht lange gedauert haben. Dann wird basierend auf der erhaltenen Liste gemacht Lageberichte, wird das Dokument unterzeichnet, gefeilt, und nur dann, wenn das erledigt ist, beginnt den Prozess der Zerstörung von Direktverträgen und ähnlichen Wertpapieren. Verträge über die Lagerung im Archiv auf einer regelmäßigen Basis – nicht die beste Lösung, zumal einige Unternehmen sogar verwalten sie ein wenig zu machen, sie der Wiederverwertung zu geben und so weiter.

BEISPIEL Aufzeichnungs- und Speichersystem

Um besser zu verstehen, all Funktionen und die wichtigsten Punkte der Aktivität kann in einer relativ einfachen Beispiel Workflow-Organisation Dokumentation Lagerung führen. So gibt es einen Mitarbeiter, in der Regel jemand aus den Buchhaltung Mitarbeitern, die für die Lagerung von Verträgen mit Unternehmern oder anderen ähnlichen Wertpapiere verantwortlich ist. Es hat einen separaten Ordner, in dem sie bis zum Akt befindet. Sobald ein Vertrag geschlossen ist, wird es in einem anderen Ordner verschoben. Es ist zweckmäßig, ein spezielles Register in elektronischer Form zu haben, wo diese Dokumente in Reihenfolge aufgeführt werden, unter Angabe der Lagerzeit. Aber zuerst sollte diese Periode definiert werden. Am besten ist es einen Ordner für alle Abteilungen zu laufen, die in der einen oder anderen mit dem Vertrag verbundenen, um ihr Wesen besser zu verstehen. Mit zunehmender Erfahrung wird die Notwendigkeit einer solchen Maßnahme verschwinden. Wenn dann genau klar, was es für jedes der Dokumente stellt konkrete Zeitlagerung gestempelt. In einigen Fällen wird es zweckmäßig sein, den Vertrag und die Frist angeben, priplyusovyvaya sie 5 Jahre (oder mehr) genau zu lokalisieren, wenn das Papier zerstört werden kann. In der Tat war auch zu Beginn der Organisation des Ausgabeverfahrens nicht extrem schwierig, aber nach längerem Gebrauch wird es noch mehr vereinfacht werden. Wenn die Lagerverträge in der Organisation, die die Zerstörung des Lebens ist bereits genehmigt wurde, werden vereinheitlicht werden, wird der gesamte Prozess in wenigen Minuten gehen. Und dann kam das Jahr, wenn Sie bestimmte Dokumente zerstören. Sie werden aus dem Ordner entfernt, doppelt geprüft auf mögliche Fehler und zusammen mit der Liste dieser Papiere an den Vorgesetzten vorgelegt. Er wiederum sollte noch einmal prüfen, ob alle wie in der Liste angegeben, da sie den Kopf des Schuldigen bei Problemen bleiben. Wenn alles korrekt ist, unterzeichnete der Kopf Erlaubnis zu zerstören und das ist, wo jeder als ihre eigene Intelligenz kommt. Jemand hat gerade reißt und wirft. Andere nutzen den Schredder. Andere sitzen auf dem Müll, verbrennen und so weiter.

Wenn die Aufbewahrungsfrist beginnt

Dies ist eine sehr wichtige Frage, weil es eine Menge Fehler mit ihm wirft. Verträge über die Lagerung auf dem Unternehmen von Belarus und der Russischen Föderation in diesem Fall genau das gleiche, und beginnt in dem Moment, wenn das neue Jahr beginnt, in dem das jeweilige Dokument ist nicht mehr gültig. Zum Beispiel gibt es einen Vertrag, der in 15. Juli 2010 endete Es ist notwendig, für 5 Jahre zu behalten, aber es kann die 15. Juli 2015 und Anfang 2016 nicht zerstören. Das heißt, ging der Bericht am 01.01.2011, und nicht ab dem siebten Monat des Vorjahres. In der Regel, um eine Chance, Fehler zu minimieren, werden zu Laufzeit 1 Jahr zuvor definiert sind. Und erst, nachdem es vorbei ist, beginnt der Zerstörungsprozess.

Speicherfunktionen

Im Allgemeinen gibt es spezifische Empfehlungen, wie sie das Archiv aussehen und funktionieren sollen. Idealerweise sollte in einem gut belüfteten und trockenen Ort sein die Lagerung von Haftungsverträge, Zahlungen an Auftragnehmer, Arbeitsverträge und ähnliche solche Dokumentation. Darüber hinaus sind diese Papiere in den Regalen (offen oder geschlossen) gestellt. Wenn sie den strengen Meldeformulare oder Unterlagen, die „Geschäftsgeheimnis“ gehören, sollten sie vorhanden spezielle Safes sein. Grundsätzlich hat niemand diesen Punkt nicht überprüfen, denn dies ist die Empfehlung, dass die profitabelsten Unternehmen zu beobachten ist. Unterm Strich ist sehr einfach: Wenn Sie sich nicht für das Speichersystem bestrafen, ist es mangels der Wertpapiere, die oft bestraft werden erforderlich sein. Und wenn es eine Flut ist, oder Dokumente in anderer ähnlichen Art und Weise zerstört werden, die Schuld dafür ist nur ein bestimmtes Unternehmen.

Verantwortung und Interpreten

Primäre und primäre Verantwortung aller, die in einem Lagervertrag eintreten soll der Leiter der Organisation sein. Er war es, in Gegenwart der Probleme an den Staat verantwortlich sein wird und von allen möglichen Problemen zu leiden. Des Weiteren folgende nach ihm, ist es in der Regel der Hauptbuchhalter, ein Anwalt und die Mitarbeiter, die für die Erhaltung von Dokumenten verantwortlich ist. Aber in der Regel sind alle solche Personen werden bereits dann zum Umfang der von ihnen begangenen Fehler bestraft werden. In der Tat liegen die meisten der relativ kleinen Organisationen für Verträge Monitoring-System mit der Buchhaltung. Und in dieser Abteilung Chefbuchhalter oder ernennen ihre eigenen, oder als eine allgemeine Abstimmung, die bestimmte Person verantwortlich. In einigen Fällen erhält die Person eine geringe Erhöhung der Löhne, die für die zusätzlichen Arbeitsvolumen kompensieren sollen, aber häufiger, einfach der letzte Punkt ignorieren, den Mangel an Mitteln oder anderen ähnlicher Faktoren belasten. In selteneren Fällen verantwortlich sein für die Aufbewahrung von Dokumenten im Allgemeinen und insbesondere Verträge wirkt Anwalt. Aber es ist nicht sehr bequem, weil diese Person nur für den Vertrag zuständig, und der Rest der Papiere, die er nur oberflächlich verwendet wissen. Bequeme, wenn eine einzelne Person ist, die in dieser Frage engagiert. Es wird die genaueste und begeht nicht kleinlich fiesen Bugs wie diese können andere Mitarbeiter.

Ergebnis

Verträge über die Lagerung in der Organisation ist mit allen Bestimmungen des Gesetzes auf der Grundlage der vollständigen Einhaltung durchgeführt. Dies ist eine Voraussetzung, die sich auf alle Probleme des Unternehmens nehmen. In diesem Fall werden die kleinen Nuancen, interne Regelungen, Register und zugehörige Dokumentation können von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Der Haupt verantwortliche Person gilt als der Chef sein, aber er kann diesen Moment eine andere Person übertragen. Dadurch wird die Arbeit der Verwaltung erleichtern, aber nicht entfernt es nicht aus der Tiefe der Verantwortung für mögliche Fehler berücksichtigt. Das ist der Mitarbeiter, der vertrauenswürdig ist mit Archiv-Dokumenten zu arbeiten, sollte verantwortlich sein und klar zu verstehen ihre Aufgaben im Austausch gegen echtes Geld, anstatt verbal Dankbarkeit, wie es geschieht in der Regel mit zunehmender Belastung ohne seine Vergütung mit zusätzlichen Mitteln zu bezahlen.