Was ist ein elektronisches Dokument?

Die Höhe der Computerisierung heute fordert einen Übergang zu „papierlos“ Office-Management. Es basiert auf einem elektronischen Dokument, die im Gegensatz zu den traditionellen, durch eine Reihe von neuen Eigenschaften und Merkmale gekennzeichnet. Bisher eine einheitliche Definition dieses Phänomens existiert nicht im Gesetz noch in der Welt der Wissenschaft der Russischen Föderation.

Das Konzept des „elektronischen Dokuments“ erschien bereits in den 1970er Jahren. So begannen wir, genannt zu werden „maschinenlesbare Dokumente.“ Ihre Besonderheit ist , dass sie mit Hilfe von erstellt werden müssen Computer – Technologie und für die Computerverarbeitung geeignet sein. In diesem Fall werden die erforderlichen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit festgelegten Verfahren für alle Dokumente gemacht.

Elektronisches Dokument – ein Objekt von Informationen, die aus zwei obligatorischen Teilen: 1) (Name, Informationen über den Autor, Zeit, Herkunft, etc.) und elektronische digitale Signatur; 2) Der Hauptteil des Inhalts, bestehend aus Text-, Grafik- und numerischen Daten als eine Einheit verarbeitet.

Ein elektronisches Dokument wird unterzeichnet von einer qualifizierten elektronischen Signatur, es entspricht ein Papier unterzeichnet durch seine eigene Hand zu machen. Die Informationen werden in es in digital (elektronischer) Form dargestellt. Erkundungsdaten-Computer verwenden, können Informationen über Telekommunikationsnetze, Prozess übertragen – in Informationssystemen. Falls erforderlich, kann ein Dokument nimmt die Form einer Anzeige auf dem Bildschirm und auf dem Papier.

Elektronisches Dokument – eine Zyklus Lebensdauer elektronischer Dokumente in einem Unternehmen (Organisation, Firma) , um sie zu erhalten, ändern Sie den Status (genehmigt, mitgeteilt, in, Zeichen, geschlossen, etc.) für die Aufhebung des Archivs. Ein solches Dokument wird manchmal bezeichnet als «Workflow», die die Bewegung von Dokumenten als einzelne Strom einzelner Werke innerhalb eines bestimmten Geschäftsprozesses charakterisiert. Das gesamte elektronische Dokumenten – Management – System enthält Software , die Sie benötigen , um diese Art von Lebenszyklus von Dokumenten zu organisieren und zu verwalten.

Elektronische Dokumenten- und Workflow-basiert darauf haben mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen. Sie ermöglichen die Mitarbeiter der Organisation zu steuern, nicht nur ihren eigenen Arbeitsbereich, sondern den gesamten Prozess. Verwenden Sie das elektronische Archiv als Papier viel bequemer ist. , Reduzierung der Zeit für den Durchgang der Koordination und Durchführung des Dokuments kann innerhalb von wenigen Minuten zu finden. Im Allgemeinen ist es wirtschaftlicher, als Papier. Es gibt eine ganze Reihe von elektronischen Dokumenten-Management-Software ( "Motive", "E1 Euphrat", "DocsVision", "1C: Dokument". Und andere).

Derzeit gibt es Schatten ausländische Erfahrung der Regelung der Beziehungen im Bereich der elektronischen Dokumente in rechtlicher Hinsicht. In Russland hat das Problem der Regulierung dieser Beziehungen nicht Legislativbeschlüssen erhalten, obwohl Versuche wurden Verabschiedung des Gesetzes (2005) gemacht. Die Verabschiedung von Rechtsvorschriften auf dieser Art von Papier – eine der wichtigsten Richtungen der gesetzlichen Regelung.