Arten der Nomenklatur der Dinge, ihre Merkmale und Zweck

Organisation des effektiven Dokumentenmanagements im Unternehmen ist, ohne die Schaffung geeigneter Bedingungen für unmöglich. или на бумажных носителях. Einer von ihnen fungiert als Nomenklatur der Dinge in elektronischer Form oder auf Papier. Wenn der Spezialist, deren Aktivitäten mit den Dokumenten verbunden ist, fragen: „Was sind die Arten von Nomenklatur der Dinge“, – es ihnen genau nennen müssen. Die Tatsache, dass solche Mitarbeiter sind verpflichtet, die Klassifizierung wissen, um schnell selbst Dokumentation in Array zu orientieren.

Das Spektrum der Fälle: Konzept, Typen, Inhalt, Wert

Vor der Beschreibung der Ordnung der Schöpfung, verstehen die Terminologie. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Arten von Fällen Nomenklatur sind Kategorien in der vorgeschriebenen Form von systematische Namenslisten von Komplexen von Dokumenten , die von der Gesellschaft während seiner Tätigkeit erzeugt entwickelt, unter Angabe der Lagerzeiten. Sie sind notwendig für eine schnelle Suche der notwendigen Handlungen. die Geschwindigkeit der Transaktionen auf dem Bereich der Qualität abhängen. Die Listen verwendet zu verteilen und Gruppe wirkt in dem Ordner, sichere Indexierung etabliert Aufbewahrungsfristen umgesetzt. Sie bieten eine Referenzdatei Erstellung und dienen als Quelle von Abrechnungsinformationen. , как типовая, примерная, индивидуальная. In der Praxis verwendete diese Art von Nomenklatur funktioniert wie ein typisches, beispielhaften Einzel. Das Unternehmen ist verpflichtet, unabhängig eine Liste Berücksichtigung der Besonderheiten ihrer Aktivitäten nehmen zu entwickeln.

Bedarf

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. In Anbetracht der Bereich von Arten von Fällen, deren Eigenschaften und Zweck definiert Vorschriften die in ihrer Zusammenstellung verwendet Regeln. folgt während der Bildung der Listen:

1. Beachten Sie die Einheit von Ansätzen zur Rechnungslegung, zu beschreiben, Organisation, Suche und Speichern von Dokumenten.
2. Verwenden Sie die Indizierung. Es stellt Änderungen, Korrekturen und Ergänzungen zu den entsprechenden Abschnitten der Listen.
3. Regelstabilität Indizes.

Allgemeine Merkmale

, указанные выше. Lassen Sie uns kurz den Zweck und den Bereich der Arten von Fällen untersuchen oben erwähnt. Individuelle Listen werden für eine bestimmte Organisation entwickelt. Sie spiegeln die Dokumentation für den täglichen seine Aktivitäten. In der gleichen Branche neigen Unternehmen zu beteiligen, die die gleiche Art von Handlungen verwendet werden. номенклатуры дел. Für ihre Vereinigung und Gruppen unter Verwendung von Standard – Nomenklatur und über e Angelegenheiten. Letztere haben eine Empfehlung. дел являются обязательными. Typische Arten von Fällen Nomenklaturen sind obligatorisch. Sie werden in der Regel mit einem einheitlichen Index für Unternehmen in der gesamten Branche (System) installiert. Typische und exemplarische Nomenklatur Elternorganisationen zusammengestellt. Sie dienen als Grundlage für die Bildung einzelner Angebote für bestimmte Unternehmen. Diese wiederum vorbehaltlich der Zustimmung mit den höheren Strukturen. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Arten der Nomenklatur der Dinge und ihr Design werden von qualifizierten Fachleuten ausgeführt werden . Sie sind mit ihnen zu Inventar und Organisation der Arbeit angezogen. Formed Nomenklatur sollte mit dem Büro und Archiv Unternehmen abgestimmt werden.

wichtiger Faktor

Die Nomenklatur der Dinge müssen bei jedem Unternehmen, unabhängig von der Existenz eines Standards oder einer Bestandsaufnahme vorliegen. Für die Organisation ist eine optimale Entwicklung des konsolidierten Dokuments berücksichtigt. подразделений. Es umfasst alle Arten von Nomenklatur Angelegenheiten Abteilungen. Eine konsolidierte Liste der mit dem entsprechenden Archiv vereinbart. Nach der Genehmigung übertrug führend in den Struktureinheiten Entladungsabschnitte für den Einsatz in ihrer Arbeit.

Die Besonderheiten der Zubereitung

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Für die Mitarbeiter, die Entwicklung von Checklist, ist es wichtig , nicht nur zu wissen , was die verschiedenen Arten der Nomenklatur der Dinge sind, sondern auch die Zusammensetzung, die Anzahl der Dokumente im Unternehmen verwendet. Bei ihrer Tätigkeit nutzen Experten die Position der Organisation, aktuellen und vergangenen Jahr die Liste der Handlungen, Personal, Klassifikationen, Inventar, Referenzdatei und so weiter. Die Regelung Klassifizierung Nomenklatur wird in erster Linie auf die Struktur des Unternehmens abhängen. Von großer Bedeutung und Funktionen, die die Organisation realisiert. In dieser Hinsicht können, da die Klassifizierungskategorien wirken als interne Abteilungen und Verwaltungsaufgaben.

Dokumenttypen

Die Bandbreite der Fälle sollten alle Handlungen umfassen, die die Aktivitäten des Unternehmens widerspiegeln. Dokumente, die von öffentlichen Verbänden verwendet werden, sind in der Liste der Organisationen enthalten, mit denen sie erstellt wurden. In der Nomenklatur vorhanden und unerledigten sein, die für Lösungen von Drittfirmen kamen, Referenzdatei. Nicht in der Liste der Veröffentlichungen enthalten. Dazu gehören unter anderem gehören Entscheidungen Sammlungen, Bulletins, Handbücher, Referenz Zeitschriften, Broschüren, Schilder und so weiter. Sie nicht den Bereich von Alphabeten und anderen Hilfsstoffen enthalten, die nicht über die Hauptrichtungen der Organisation widerspiegeln.

Die allgemeine Ordnung

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Der Text der Nomenklatur von Fällen hat die Form einer Liste der Abschnitte und Unterabschnitte des Klassifikationsschemas. Zur gleichen Zeit angegebenen Header komplexer Dokumente. Notwendige Informationen aus den Dokumenten in Form von Aussagen aufgezeichnet. Anschließend werden sie bei der Bildung des Projektelement verwendet. Die Liste kann in Form einer Tabelle angezeigt werden. Zum Beispiel:

Die Nomenklatur der Dinge in der Besserungs Schulart 8

Die Ermittlung der Sprache für Untertitel

Sie erfolgt nach den geltenden Regeln. Insbesondere sollten sie:

1. In der verallgemeinerten Form spiegelt genau den Inhalt des Falles der Zusammensetzung von Dokumenten, die in ihr gesetzt werden, die Art und funktioneller Accessoire.
2. Umfassen Bindungselemente in einer klaren Reihenfolge angeordnet:

• Name des Typs oder Subtyps. Dies kann eine Korrespondenzprotokoll, Aufträge, Protokolle sein, und so weiter.
• Name der Organisation / Struktureinheit. Es enthält Informationen über die Entwickler / Autor des Dokuments enthält.
• Der Name der Firma, die angesprochen werden wird oder von dem sie angeblich Handlungen zu erhalten, die in dem Fall platziert werden.
• Kurze Beschreibung der Dokumente.
• Der Name des Gebiets, die mit dem Inhalt der Akte zugeordnet ist.
• Zeitraum (Datum), an dem die Dokumente in dem Fall gegeben. Es bietet auch Informationen über die Verfügbarkeit von Kopien.

Wirkt auf ein Thema

Bei der Formulierung der Titel der Fälle, in denen es solche Papiere, wenn sie das Wort „Dokumente“, und am Ende (in Klammern) zeigen ihre Haupttypen nicht Ausführungssequenz beinhalten. Dies kann die Berichte sein, Pläne, etc. Die Formulierung zum Beispiel wie folgt sein kann :. „Dokumente auf Seminare zu Archiven auf dem Unternehmen (Liste der empfohlenen Lehre Publikationen, Listen).“

Korrespondenz

Rubriken Fälle, in denen es enthalten ist, sind die entsprechenden Begriff. Nach dem Wort „Korrespondenz“ angeben, auf welchem Thema und von wem sie durchgeführt wurde. Im Titel der Fälle, in denen es Buchstaben homogene Korrespondenten, ihre Namen nicht gegeben sind. Stattdessen zeigen sie eine gemeinsame Art. Die Formulierung, kann beispielsweise sein: „Korrespondenz mit Niederlassungen auf der jährlichen Berichterstattung und Planung der Organisation.“ Wenn es Buchstaben in verschiedenen Korrespondenten sind, werden sie auch nicht aufgeführt. In diesem Fall zeigt nur das Thema Kommunikation. Zum Beispiel: „Korrespondenz in Fragen der Anpassung des Personals im Zusammenhang“ Der Name eines bestimmten Korrespondenten nur angeben, wenn in der Tat nur Briefe an ihn enthält und von ihm.

Dokumente zu einem bestimmten Ort beziehen,

Wenn die Dinge aus solchen Handlungen gebildet werden, sind die Titel angegebenen Namen der entsprechenden administrativ-territorialen Einheiten. Es soll eine Reihe von Nuancen berücksichtigen:

1. Wenn der Inhalt des Satzes von Dokumenten mehr homogenen Flächen umfasst, ihr spezifischer Name angegeben ist nicht aufgeführt. In diesem Fall ihre gesamten Modellnamen gegeben. Die Formulierung könnte lauten: „Dokumente über die Organisation der Interaktion von Heads of Defense Terrorismus zu bekämpfen.“
2. Wenn der Inhalt zu einem der administrativ-territorialen Einheit verbunden ist, angegeben sein Name in der Kopfzeile.

zusätzlich

In der Überschrift Fällen, die Planungsunterlagen umfassen wird / Aussagen enthalten Daten über die Zeit, für die sie zusammengesetzt sind. Dies kann ein Quartal oder Jahr, Halbjahr sein. Die Titel der Fälle verwendeten homogene Dokumente zusammenzufassen, der Nachname wird im Plural angegeben. Zum Beispiel: „Aufträge über die Förderung der Mitarbeiter der Organisation.“

Erstellen von Volumes

In Fällen, in denen angenommen wird, dass es aus mehreren Teilen gebildet werden (zum Beispiel mit einer signifikanten Menge von Dokumentation), formulierte zunächst einen gemeinsamen Header, und dann (falls erforderlich) – den Namen seine Teile. Die zuletzt durchgeführte Update-Funktion. Zum Beispiel: "Memo für das Jahr 2015", "Volume 1. Memo für das 1. Halbjahr 2015". Im Zuge der Bildung und Auflösung Komplexe Header können Dokumente angegeben werden. Zugleich verboten sie die Aufnahme in sie rationalisieren, unspezifischer Formulierung. Insbesondere ist es nicht solche Worte zu verwenden, als „anders“, „allgemeine Korrespondenz“ erlaubt und so weiter. Es wird empfohlen, die Verwendung von komplizierten Wendungen und einleitenden Worten zu vermeiden.

Rationalisierung

Es kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Bei der Bildung der Nomenklatur der gesamten Organisation an die Spitze der Liste ertragen Schlagzeilen auf den Unternehmen, einschließlich Organisations- und Verwaltungsakte. Als nächstes werden in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung die Namen der anderen Kategorien (Vertrag, Planung und Reporting, etc.), um anzuzeigen. Die Konsolidierung der Fälle in der Partitionsstruktur sowie die Zuordnung der Nachnamen sind in ihnen auf spezifische und funktionelle Beziehung Handlungen basieren.
2. Bei der Bildung einer konsolidierten Liste der Namen der Sektionen werden direkt Namen Divisionen auf der Grundlage handeln, von denen es Klassifikationsschemata hergestellt wird. Die Namen werden in Übereinstimmung mit dem Personal angeordnet sind.

Definition von Begriffen

Voreingestellte Zeit ist notwendig, um die Organisation der regelmäßigen Überwachung ihrer Durchführung, rechtzeitiger Anpassung des Speichermodi zu gewährleisten. Zum Beispiel kann die Zeit von der Zeit in Dauer variiert, wenn es Gründe dafür sind. Die vorgeschriebene Frist wird mit dem Datenmodell (Departement) der Liste der Dokumente entsprechen, die während des Betriebs des Unternehmens erstellt werden. Wenn eine solche Liste nicht verfügbar ist, verwenden Sie die ungefähre / typische Nomenklatur. Bestimmung der Aufbewahrungsfristen können auch mit den zuständigen Behörden des Bundesarchivs in Abstimmung durchgeführt werden.

Zuweisen von Indizes

Es ist für den Betrieb und fehlerfreie Identifizierung von Fällen und Dokumenten in ihnen enthaltenen durchgeführt. Index repräsentiert ein Symbol mit arabischen Ziffern gebildet. Es kann Code-Division mit dem Zusatz einer Seriennummer des Gehäuses (mit Bindestrich) enthält. Zum Beispiel wird die Buchhaltung-Code 05. Als Dokument des Öffnungsabschnitt des Jahresbericht befürwortet zugewiesen. Dementsprechend ist die Handlung der Fall, das als ein Teil der konsolidierten Liste ist Index 05-01.