Archivalien-Management-Organisation: GOST, Anweisungen, Dokumente, Regeln. Richtlinien für die Archivalien Management

Archivalien Management-Regeln enthalten die wichtigsten Anforderungen mit Papieren und Materialien zu arbeiten, nicht in den aktuellen Aktivitäten des Unternehmens beteiligt. Sie werden in Übereinstimmung mit dem vorliegenden formuliertem Rechtsrahmen, Regelungsbereich Verarbeitung, Aufbereitung und Speicherung von Informationen. Wichtige Begriffe im Rahmen des Standard-Sets verwendet für die Archivierung Records Management. Bei der Ausarbeitung der sie Rechnung Fortschritte bei der Verwendung von Technologie und fortschrittlicher Informationstechnologie. Betrachten wir die Grundlage für Archivalien Management weiter.

Häufigkeit

Richtlinien für die Archivierung Aktenverwaltung gelten für Regierungsbehörden. Sie sind auch für Unternehmen in bestimmten Arten von Arbeit beschäftigt erforderlich. Insbesondere gelten die Regelungen im Teil der Beschreibung, Registrierung, Erhaltung und Nutzung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation, bezogen auf das staatliche Eigentum.

Unterteilungen von Unternehmen, die Arbeit mit Film, Phono-, Video, Fotos, Karten, Wissenschaft und Technologie, Telemetrie Informationen, geregelt durch die Bestimmungen der Planung und Reporting.

Die Pflicht und das Recht, Organisationen in den Archiven für die vorübergehende Speicherung von Dokumenten des RF-AF stellt die Grundlage von sektoralen Rechtsvorschriften (ab 1993), um die Position zu bilden (von 1994 und 1998). Der Rechtsrahmen die Rechtsakte von regionaler Bedeutung bilden. Betrachtet die Regeln gelten nicht für Dokumente, die Arbeit, die durch das Bundesgesetz geregelt № 5485-1 und DPR № 1203 vom 30.11.1995, die

Abschluss

Es ist eine systematische Wiederauffüllung der dokumentarischen Basis der Unternehmenseinheiten. Kommissionierung umfasst die Bestimmung:

1. Quellen.
2. Zusammensetzung von Materialien erhalten werden.

Im Rahmen dieser Tätigkeit ist auch die direkte Übertragung von Dokumenten in dem Archiv durchgeführt. Als Quellen sind:

1. Unternehmenseinheiten.
2. Natürliche Personen.
3. Untergeordnete Struktur.

Die Zusammensetzung der Materialien

für Archivalien setzt Management-Anweisung, dass der Erwerb vorübergehend ausgeführt wird (über 10 Jahre) Fälle und zur dauerhaften Speicherung. Auch fasst die Informationen auf den Mitarbeitern. Fälle, in denen die Haltbarkeit von weniger als 10 Jahren, in der Regel die Archive nicht übertragen werden. Sie sind in den relevanten Teilen des Unternehmens enthalten sind. Am Ende der Haltbarkeit solcher Dinge zerstört werden. Details des individuellen Charakters sind auf Antrag des Eigentümers übermittelt. Anschließend werden sie zum permanenten Inhalt an das Staatsarchiv gesendet. Die Übertragung soll auch Materialien sein Unternehmen Vorläufer und liquidierten untergeordnete Strukturen.

Archivalien Verwaltung und Nomenklatur

Berechtigte Mitarbeiter mit Unternehmensinformationsmaterialien Durchführung der Arbeit, eine systematische Liste der Fälle machen. Er nannte die Nomenklatura. Bei seiner Entstehung zeigt die Haltbarkeit von Materialien. für Archivalien schreibt Management-Handbuch, das genehmigte Abteilung zur Überwachung und Erbringung von Dienstleistungen in der Ausarbeitung der Nomenklatur zu erleichtern. Systematic Liste dient als Grundlage für die Bildung von Vorräten von Informationsmaterialien von permanenten und temporären (bis 10 Jahre) Lagerung. Nomenklatur ist auch ein wichtiger Buchhaltungsbeleg. Es ist für die Registrierung der Fälle von vorübergehender Lagerung, einschließlich einer Laufzeit von weniger als 10 Jahren verwendet. Das etablierte Nomenklatur Systematisierung Schema kann verwendet werden, wenn Kartendatei wirkt Entwicklung durchgeführt.

Einstufung

Keeping Archivalien Management erfolgt auf drei Arten von Nomenklatur:

1. Typisch.
2. Exemplarische.
3. Individuell (für ein bestimmtes Unternehmen).

Die erste bestimmt die Zusammensetzung der in ähnlichen Einrichtungen erzeugten Materialien. Standardnomenklatur gilt als ein regulatorisches Dokument. Ungefähre Systematisierung bestimmt die ungefähre Zusammensetzung von Informationsmaterialien für Unternehmen, die durch ihre Wirkung abgedeckt sind, die den Index. Es hat einen Empfehlungscharakter. Diese Arten von Systematisierung bei der Bildung eines einzelnen Bereichs verwendet und in sie ohne Änderungen übertragen.

Vorbereitung Eigenschaften

Die Dokumente für die Archivierung Enterprise Records Management in der vorgeschriebenen Form in Übereinstimmung mit der Nomenklatur der Struktureinheiten systematisieren. Letztere sollten von den Führern vereinbart und unterzeichnet werden.

Die Nomenklatur des Unternehmens wird in der allgemeinen Form hergestellt. Es wird durch den Leiter des Archivs oder die verantwortliche Person, unterzeichnet vom Leiter der Diensterbringung oder einem autorisierten Mitarbeiter abgezeichnet. Nomenklatur muß von der Expertenkommission genehmigt werden, und dann durch den Direktor des Unternehmens genehmigt. Nach Durchführung dieses Verfahrens Leiter der strukturellen Unterabteilungen des Unternehmens aus versehen einen Auszug aus den entsprechenden Abschnitten.

Die Nomenklatur für das kommende Jahr im letzten Quartal der laufenden Periode gebildet. Harmonisierung wird mindestens 1 Mal in 5 Jahren durchgeführt. Wenn Sie die Struktur und Funktionen des Unternehmens ändern, eine neue Nomenklatur.

Das Verfahren für die Angelegenheiten Kompilieren

Bildung genannt Gruppierung Rechtsakte gemäß der Nomenklatur ausgeführt. Archivalien-Management-Organisation umfasst die Systematisierung von Informationen in Übereinstimmung mit dem Namen des Ordners. Nicht Gruppierung von Kopien und Entwürfe zulässig. Die Ausnahmen sind hochwertige Fahrzeuge. Darf nicht in einem Papier-Ordner abgelegt werden, zurückgegeben werden.

Die Aufrechterhaltung Archivierung von Aufzeichnungen an einer zentralen Handhabung Materialien Service Bereitstellung von Informationen, und bei einer dezentralen ausgeführt – sowohl Struktureinheiten, und die oben genannten Abteilung. Gruppierung ist verantwortlich für die Sicherheit von Speichermedien unter der direkten Aufsicht der Personen durchgeführt. Falls erforderlich, kann beteiligten Mitarbeiter des Staatsarchivs sein.

Schlüsselanforderungen

Archivalien Management wird in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Vorschriften durchgeführt. Bei der Bildung der Ordner mit Informationsträgern müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:

1. Materialien für temporäre und permanente Speicherung werden separat gruppiert.
2. Der Ordner wird in jeweils einer Kopie des Papiers enthält.
3. Der Ordner sollte vorhanden Materialien für ein Kalenderjahr. Von dieser Regelung gibt es jedoch Ausnahmen. Dazu gehören:

• persönliche Dateien, die sich über die gesamte Laufzeit des jeweiligen Mitarbeiters gebildet werden;
• Materialien und Strukturen der gewählten ständige Ausschüsse mit ihnen, stellvertretenden Gruppen, reglementiert in der Zeit der Einberufung;
• Papierbildungseinrichtungen, durchgeführt und in einem Schuljahr gruppiert;
• Theater Materialien, die Aktivitäten der Saison zu charakterisieren;
• Geschichten, und so weiter.

Der Ordner muss weniger als 250 Blätter mit einer Dicke von nicht mehr als 4 cm.

Gruppierung von Verwaltungsakten

Archivalien Management erfordert Systematisierung von verschiedenen Arten von Informationsträgern. Diese einschließlich Attribute und Verwaltungsakte. Sie werden nach gruppiert nach Art und Chronologie von Anwendungen:

1. Die Bestimmungen der Satzung durch Rechtsakte genehmigt, fungieren als Anhänge. Sie werden zusammen gruppiert. Wenn die Vorschriften, Verordnungen, Satzungen als getrennte Handlungen genehmigt worden sind, systematisieren sie in Einzelfällen.
2. Aufträge und Entscheidungen der höheren Strukturen für deren Umsetzung werden durch Bereiche des Unternehmens gruppiert.
3. Aufträge in Zusammenhang mit Personal, systematisiert nach der Aufbewahrungszeit. Mit einer großen Menge an Informationen, Materialien zweckmäßig wirken auf verschiedenen Seiten der Firma, Gruppe getrennt.
4. Aufträge in den Schlüsselbereichen der Tätigkeit getrennt von Handlungen auf Mitarbeiter systematisiert. Zum Beispiel wird die Reihenfolge der Archivalien Management im selben Ordner enthalten sind, und die Ernennung des Leiters der Abteilung verantwortlich – zum anderen.
5. Genehmigt Grenzen, Berichte, Schätzungen, Aufzählungen, Pläne und so weiter. getrennt von ihnen Projekte gruppiert.
6. Lage von Dokumenten in persönlichen Dateien erfolgt in der Reihenfolge, wie sie empfangen werden.
7. Gesichts Personal Lohn Rechnungen systematisiert in separaten Ordnern. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.
8. Beschwerden, Anregungen, Beschwerden von Bürgern, die Aktivitäten des Unternehmens in Bezug auf, Aufzeichnungen über ihre Berücksichtigung und Umsetzung sind für persönliche Angelegenheiten getrennt von den Beschwerden von Personen gruppieren.
9. Systematik der Korrespondenz wird in der Regel in einer Kalenderperiode in chronologischer Reihenfolge. In diesem Fall werden die Antworten nach den Fragen gestellt. Im Fall einer Erneuerung der Korrespondenz zu einem bestimmten Thema, die im Vorjahr begann, enthielten die Dokumente im Ordner der aktuellen Periode. In diesem Fall gibt den Index des Vorjahres.

Herstellung von Informationsträgern zur Aufbewahrung akzeptiert

Archivalien Management bietet eine Reihe von Anforderungen an Struktureinheiten, mit Papierdokumenten zu arbeiten. Herstellung Träger können teilweise oder vollständig sein. Es hängt von der Lagerzeit. Volle Registrierung ist auf temporäre Dokumente durchgeführt (über 10 Jahre), einen permanenten Inhalt, sowie die Handlungen auf die Mitarbeiter. Es geht um:

1. Hardcover / Binder-Ordner.
2. Die Nummerierung der Blätter.
3. Zeichnen Sie die Seite Zeuge auf.
4. Die Bildung von internen Bestands, falls erforderlich.
5. Anpassungen auf die Details der dem Deckblatt. Sie können den Namen des Unternehmens berühren, die Registrierungsnummer von Ordnern, die extremen Daten, und so weiter.

Materialien für die vorübergehende Speicherung, einschließlich einer Laufzeit von weniger als 10 Jahren, teilweise gezeichnet. Also, nicht die Systematisierung von Wertpapieren in den Ordner ausführen darf, nicht nummerierte Listen, nicht von Sicherungsetikett sein.

Nuancen

Archivalien Management – eine Tätigkeit, bei den Spezialisten nicht nur Informationsträger Sicherheit bieten, sondern auch die Möglichkeit, mit ihnen zu arbeiten, soll die Notwendigkeit entstehen. Zu diesem Zweck bilden die Handlungen auf den Ordner, von vier Einstich in einem Kartondeckel abgelegt. Sie werden auch zu binden, unter Berücksichtigung der Möglichkeit von Lesetexten, Auflösungen, Daten von Visa in allen Zeitungen erlaubt.

In Vorbereitung für die Gruppierung aller Metallbefestigungselemente werden entfernt. Materialien, die für die dauerhafte Speicherung und die aus besonders wertvoll oder unformatiert Handlungen werden in Ordnern gated mit drei Ventilen mit Streichern oder in speziellen Boxen enthält.

Wenn sie in nicht beanspruchten Dokumente des persönlichen Bedarfs (Arbeit Bücher, Karten, militärische Karten, etc.). Sie sind in einem separaten Umschlag und reichte es dem Rest der Materialien. Am Ende des Ordners muss vorhanden ein leeres Blatt Zeuge sein. Zu Beginn des Ordners vernäht Form für internes Inventar. Um die Sicherheit und die Reihenfolge der Anordnung jedes Blatt Papier sicherzustellen, mit arabischen Ziffern nummeriert. Diese Regel gilt nicht für die Seite und Zeuge Formen für Inventar. Nummer wird mit Bleistift in der rechten oberen Ecke setzen.

Blatt Zeuge

Es wird nach der Bestellung. Es enthält die Wörter und Zahlen:

1. Anzahl der Blätter mit Nummerierung.
2. Die Anzahl der Seiten des internen Bestands.

Das blatt Witness sieht auch Spezifität Nummerierung. Insbesondere, um zu bestimmen, ob Indizes, fehlende Codes, Seitenzahl mit geklebten Fotografien, Großformat-Seiten mit Buchstaben, und so weiter. Darüber hinaus wird auf dem Blatt weist auf das Vorhandensein von Druckbroschüren in den Ordnern, wenn sie in der Haupt Nummerierung nicht markiert wurden. Notenzeuge vised Compiler. Nachträgliche Änderungen in den Status und die Zusammensetzung der Ordner sollte unter Bezugnahme auf die betreffenden Handlungen in ihm gekennzeichnet werden. Es ist nicht Blatt Zeug machen auf der Titelseite eines Ordners oder einen Nettoumsatz der letzten Seite des Dokuments in ihm erlaubt.

interner Bestands

Es ist für die Speicherung und Abrechnungsinformationen Material Zeit (über 10 Jahre) und kontinuierlichen Gehalt gebildet. Internes Inventar wie für Unternehmen, die von Sorten von Dokumenten erstellt zusammengestellt, Titel, von denen die Inhalte wurden nicht bekannt gegeben. Das Formular sollte Daten, die auf den Seriennummern von Angriffen in Ordnern Indizes, Titel, Datum und Seitenzahlen.

Für die internen Bestandssummensatz angebracht. Sie erklärte in Zahlen und Worten die Anzahl der Dokumente in ihm enthalten ist, sowie die Anzahl der Blätter bilden sie. Unterstützt internen Bestands Compiler. Wenn ein Ordner ohne Form gebunden oder geheftet wird die zusammengestellte Liste an der Innenseite der Frontabdeckung befestigt ist.

Änderungen in der Zusammensetzung von Materialien sollten in dem Ordner „Notes“ widerspiegelt. Insbesondere bezieht sie sich auf das Entfernen, Austausch von Papierkopien, einschließlich zusätzlicher Dokumente in einem Ordner. Zugleich Verweise auf die betreffenden Handlungen niederzuschlagen. Bei Bedarf kann durch den neuen Eintrag zu dem Blatt zusammenfassend internes Bestands sowie die Beschriftung von Zeugen Ordner gebildet werden.