Elektronische Dokumente zwischen Organisationen: Wie funktioniert es?

Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) – eine schnelle Möglichkeit, Informationen über die Nutzung von elektronischen Dokumenten mit virtuellen Unterschriften basierend zu teilen. Er hat sich längst in den entwickelten Ländern der Welt als ein wirksames Instrument für das operative Geschäft erkannt.

Herz

Elektronische Dokumente zwischen Organisationen – eine Reihe von Prozessen zur Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung, Übertragung, Erwerb, Wartung, Nutzung und Vernichtung von Dokumenten. All diese Prozesse werden durchgeführt, nachdem die Integrität und die Bestätigung des Erhalts der Dokumente zu überprüfen.

Regeln des Dokumentendurchlaufes zwischen juristischen Personen werden durch Vereinbarung der Parteien durchgeführt. Der Informationsaustausch erfolgt mittels Telekommunikationseinrichtungen durchgeführt und auf elektronische Medien gespeicherten Dokumente. Haltbarkeit der Abrechnungsinformationen sollten nicht überschreiten, die auf der legislativen Ebene festgelegt ist.

Organisationen können mit jedem anderen formellen und informellen Dokumente mit den Unterschriften der Teilnehmer kommunizieren. Im Unternehmensbereich umfassen kann dies: Rechnungen, Verträge, Rechnungen, Verträge, Vereinbarungen, Bestellungen, Mitteilungen, Vollmachten usw. Die Informationen können in Form von Text-, Tabellen- und Grafikdateien übertragen werden.

Der Zweck der Einführung von EDI

Eine Voraussetzung für die Einführung von EDI können sein:

• Reduzierung von Routinearbeiten;
• Reduzierung des Verlustes von Dokumenten;
• „Transparent“ Arbeit mit Dokumenten;
• Leistungssteigerung Disziplin – Offenlegung der Dokumente innerhalb einer bestimmten Zeit, etc …

Zu den quantitativen Ziele können wie folgt identifiziert werden:

• Reduzieren der Zeit, das Dokument 10-mal zu verarbeiten.
• Die Reduktion der Bürokosten in der Hälfte.

Elektronische Dokumente zwischen Organisationen: wie es funktioniert

In Übereinstimmung mit dem innerstaatlichen Recht, elektronische Dokumente zwischen Organisationen mit der Zustimmung beiden Seiten durchgeführt. Für den Datenaustausch ist es notwendig, dass alle Teilnehmer an der Ausrüstung des Betreibers verbunden waren. Als nächstes muss der Benutzer eine Anfrage senden, um die Liste der Geschäftspartner hinzuzufügen. Nach der Bestätigung Systemteilnehmer miteinander kommunizieren können.

EDI-Modul werden die folgenden Funktionen auszuführen:

• Laden Sie Geschäftspartner zum Austausch von Daten.
• Generieren Sie ein Adressbuch.
• Integration mit Buchhaltungssoftware wie 1C.
• Anmeldung und Dokumente verschlüsseln.
• Struktur Korrespondenz.
• Überwachen Sie den Status der Buchstaben.

Elektronische Dokumente zwischen Organisationen durch Zertifikate. Verbindung mit einem Server und Authentifizierung wird durch ein persönliches digitales Zertifikat durchgeführt. Elektronische Unterschrift wird jeden Benutzer des Systems ausgegeben, auf elektronische Medien gespeichert geschützt und Token PIN-Code. Der Benutzer muss ihr Login-Passwort für das persönliche Büro betreten. Erst danach wird sie Zugang zu ihren Dokumenten bekommen.

Einleitung eines Prozesses der Austausch kann jedes Mitglied der Organisation, an das System angeschlossen. Bevor Sie ein Dokument an einem anderen Partei zu senden, müssen sie mit elektronischer Signatur versehen werden. Dieser Vorgang wird mittels „Crypto“ Programm durchgeführt. Das Dokument wird über EDI gesendet. Auftragnehmer Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung über ein neues Dokument. Wenn er es annimmt, er setzt auch EDS. Wenn Sie Änderungen an dem Dokument vornehmen möchten, erstellt er seine neue elektronische Version. Nach Abschluss der Bearbeitung möchten Sie mit der elektronischen Signatur Änderungen speichern. Das Dokument wird dann an die Gegenpartei auf die Änderungen gesendet. Wo notwendig, um elektronische Abgleich Informationen zu machen.

Wenn Sie einmal wollen wieder Änderungen vornehmen, muss die gesamte Prozedur wird wiederholt. Wenn Ansprüche auf die neue Version nicht vorhanden ist, wird das Dokument eingehalten werden. Die letzte Probe ist durch zwei elektronische Signatur unterzeichnet werden. Ce Dokumentversionen auf dem Server gespeichert und können angezeigt werden. Sobald die Probe den Status des aktuellen gegeben wird, zu ändern, das Dokument wird nicht funktionieren. Frustriert Verträge den Status „Abgebrochen“ gegeben. Hier ist, wie elektronische Dokumente zwischen den Organisationen zu machen.

Ausrüstung

Was für elektronische Dokumente zwischen Organisationen benötigt? Zum einen müssen Sie einen Service-Provider wählen und eine spezielle Software zu installieren, um Informationen auszutauschen. Zweitens, bei dem mit jedem Geschäftspartner die Organisation von E-Mails durchführen möchte, müssen Sie die unterzeichnen „Abkommen über den Austausch von elektronischen Dokumenten.“

Es ist auch notwendig, EDI-Server, auf dem speichern alle Dokumente zu etablieren. Es kann als Kundenausrüstung und „Wolke“ Speicherung sein. Der Zugriff auf Daten von außerhalb des Systems durch die Anwendung, die auf dem Gerät der Organisation installiert ist. Computer-Interaktion mit dem Server über HTTP mit dem optionalen SSL-Verschlüsselung 128. Der Zugang zu Dokumenten wird nur durch die Schnittstelle der Anwendung durchgeführt und nach der Authentifizierung übergeben.

EDC-Projekt

Prozessautomatisierung Projekt kann von mehreren Monaten bis zu mehreren Jahren dauern. Laufzeit hängt direkt von der Anzahl von Prozessen, die Automatisierung, Ressourcen- und finanzielle Leistungsfähigkeit der Organisation benötigen. KURZE Schaltung EDC Umsetzung wie folgt:

• Schaffung einer Arbeitsgruppe.
• Bildung Ziele, Fristen und Budget.
• Die Studie der bestehenden Prozesse.
• Entwickeln Sie einen Job.
• Vyrob EDI-System.
• Die Unterzeichnung der Vereinbarung über die Umsetzung der SED.
• Annahme der Verordnung.
• Füllen von Systemverzeichnissen.
• Ausbildung des Personals.
• Durchführung Vorversuche.
• Die Veröffentlichung über die Umsetzung der SED Ordnung.
• Die Weiterentwicklung der Software und Arbeitsregeln.
• Der Start des Pilotprojekts.
• Full-Scale-Übergang in EDI.

EDI Implementierungsfehler

Im Prozess der Automatisierung der Dokumente besonderes Augenmerk auf die Prozesse werden sollte, in denen das Gesetz das Vorhandensein eines Papierträgers erfordert. Doppelte Papierdokumente elektronisch unmöglich. Diese deutlich verlangsamt den Prozess der Arbeit und verursacht eine negative Einstellung zur Automatisierung in dem gesamten Prozess. Für die Umsetzung einer dualen Arbeit niemand zahlt.

Im Prozess um die neuen Vorschriften der Umsetzung sollte mit Dokumenten entwickelt werden, zu arbeiten, Zugpersonal und erst dann in der vollständigen Umsetzung engagieren. Dies kann nur erreicht werden, wenn die Mitarbeiter die Vorteile der Verwendung neuer Technologien zu vermitteln.

Ein weiterer beliebter Fehler – schlechte Studie SED-Anforderungen. Wenn Benutzer einen nicht konfigurierten System arbeiten, dann unterscheidet sich der Prozess EDI aus, dass in der Organisation angenommen.

Elektronische Dokumente zwischen Organisationen: die Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Reduzierung der Originaldokumente per Post Kosten zu übermitteln.
• Sparen Sie Platz für die Speicherung von Dokumenten. Es ist alles in elektronischer Form gespeichert.
• Einfach zu bedienen. Senden des Dokuments wird von einem einzigen Standort durchgeführt. Eine schnelle Suche eines Dokuments durch den Status durch (gesendet, empfangen und akzeptiert von r. D.).
• Sofortige Lieferung. Alle Informationen werden in wenigen Sekunden an den Empfänger gesendet.
• Das Dokument kann nicht auf den Ablauf seiner Lagerung in dem System verloren werden.

Nachteile:

• Um das Produkt zu verwenden, müssen Sie eine Lizenz erwerben, das Geld kostet.
• Kommunizieren Sie oft nur zwischen den Teilnehmern des gleichen Systems.
• Elektronische Dokumente zwischen Organisationen in 1C oder jede andere Software unterscheidet sich von der bisher verwendeten Schema. Mit der Einführung des neuen Algorithmus, alle Mitarbeiter haben Fragen über die Führung der Geschäfte.
• Technische Ausrüstung. Vor der Einführung von EDI Organisation muss Ausrüstung kaufen und Personal vorzubereiten, das neue System zu verwalten.
• EDM ist mit der elektronischen Signatur durchgeführt, deren Gültigkeit 1 Jahr. Es ist notwendig, zu überwachen und umgehend die Zertifikate zu aktualisieren. Es ist auch notwendig, um die Aktionen der Auftragnehmer Zertifikate zu steuern, um Probleme mit der Steuer zu vermeiden.

gesetzliche Regelung

Welche normativen Akten elektronischer Dokumente zwischen Organisationen geregelt? Die russische Gesetzgebung enthält das Bundesgesetz №63 «Über die elektronische Signatur“, die Regeln der Dokumente in der Federal Tax Service werden in der Reihenfolge des Ministeriums für Finanzen Zahl MMV-7-2 / 168 registriert. Organisationen Die EDI zwischen Aufträgen auf der Grundlage der Finanzen № 50n. Bedingungen primärer Buchhaltungsunterlagen Austausch in elektronischer Form in der Anzahl Tax Service Order Bund vorgeschriebene MMV-7-6 / 36 @. Alle Betreiber in den EDM-Prozess Aktivitäten sollten von der Verordnung des Bundes Tax Service № MMV-7-6 / 253 geführt werden @.

"VLSI"

Elektronische Dokumente zwischen Organisationen „VLSI“ bietet den Kunden folgende Vorteile:

• Kann Dokumente für jede Organisation senden, die auf dem Territorium der Russischen Föderation registriert ist. Wenn die Gegenpartei nicht Vertragspartei des „VLSI“ -System ist, wenden die Mitarbeiter einfach mit einem Vertreter der Organisation und schicken es an Einladungs-E-Mail im System zu beteiligen. Unmittelbar nach der Bestätigung des Informationsaustausches zwischen den Teilnehmern ohne Vermittler durchgeführt werden.
• Installieren von Software auf einem Computer ist nicht erforderlich. Genug, um eine aktuelle Version Ihres Browsers und den Internetzugang zu haben.
• mit den Daten zu arbeiten, ist kein spezielles Programm benötigen. Wenn der Bericht ursprünglich in der Software von Drittanbietern, wie zum Beispiel 1C wurde, ist es möglich, die Integration mit „VLSI“ System zu konfigurieren.
• Die Standardform des Dokuments ist nicht gesetzt. Sie können Text, Tabellenkalkulationsdateien, Bilder senden und so weiter. D.

SKB "Kontur"

Eine der ersten Software-Entwickler in Russland ist auch in der Lieferung von Ausrüstung, durch welche die elektronischen Dokumente zwischen den Organisationen tätig. „Contour“ DiaDoc ein System entwickelt, mit dem der Austausch von elektronischen Dokumenten. Ein Merkmal des Systems ist, dass der Zugriff auf die Daten kann im Ausland erzielt werden. Zu diesem Zweck hat das Unternehmen in den Roaming-Tarifen entwickelt. Falls gewünscht, mono Zugriffsdaten über die API.

Was brauchen Sie?

Um eine Verbindung EDI, müssen die Unternehmen kaufen:

• lizenzierte Software;
• Server;
• Modernisierung der Ausrüstung;
• Zugpersonal;
• anpassen und integrieren ECM für die Verwendung mit internen Anwendungen.

Solche Investitionen müssen implementieren, um das elektronische Dokument zwischen der Organisation zu verbinden? Die Einbeziehung der Kosten für den technischen Support Beratung und Software-Updates SED – die zweite Stufe der Investition. Diese Kosten müssen monatlich zahlen.

Abschluss

So ersetzt Papier-basierte E-Mail eintrifft. Es reduziert nicht nur die Kosten für die Organisation, die Prozesse zu führen, sondern erhöht auch die Effizienz des Unternehmens als Ganzes. Um EDI erfolgreich funktioniert, müssen Sie klar die Ziele und die Umsetzung des Systems formulieren das Gerät richtig einzustellen.