Workflow-Automatisierung ist ein Maß von fast allen modernen Unternehmen zurückgegriffen. Selbst kleine Unternehmen mit einer Masse von verschiedenen Dokumenten arbeiten, darunter Briefe, Bilanzen, Rechnungen, Verträge und alle Arten von Anforderungen. Es ist aus diesem Grund, dass fast jede moderne Organisation diese Maßnahme als Workflow zu verwenden versucht, die auf Kosten der Vollständigkeit und Sicherung von Daten, einfache Auffinden und Speichern von verschiedenen Informationen zur Verfügung gestellt, und die Optimierung der Zeit für die Genehmigung erforderlich begrenzen.
Warum tun Sie es?
Praktisch alle Mitarbeiter des Unternehmens verbringen viel Zeit, um die richtigen Informationen zu finden versuchen, und Statistiken sagen eloquent, dass es etwa die Hälfte der Arbeitszeit stattfindet. Wie kommt es auch vor, dass Sie aufs Neue statt neu zu erstellen haben alle Dokumente wiederverwenden, die „irgendwo“ existieren. Es ist ein Standard ist eine Situation, in der der ursprünglichen Text eines Vertrages ein Anwalt im Computer befindet, und Journaleinträge auf den Wertpapiere, die Ausführung von Aufträgen ausgeführt im Buchhaltungssystem begleitet, Rechnungen und Handlungen sind in der Finanzabteilung in Papierform enthalten ist, und die Korrespondenz in Bezug auf das Verhalten des Vertrages Arbeit ist in elektronischen Briefkästen Mitarbeitern. Diese „Dispersion“ von Informationen ist extrem schädlich für die Sicherheit, die Integrität und Konsistenz ist es in solchen Situationen gibt aktuelle Workflow-Automatisierung ist.
Durch die Einführung von spezialisierten Informationssystemen gelöst, die überwiegende Mehrzahl von Problemen. Zum Beispiel bietet einige der Budgetierungssystem die Fähigkeit, ein System von miteinander verbundenen Budgets zu schaffen, durch die Bildung und Speicherung von verschiedenen Versionen dieser Dokumente gefolgt, sowie einen Hinweis auf ihren Status. Somit wird das Problem teilweise Haushaltsdokuments durch die Verwendung solcher Systeme gelöst.
Aber vergessen Sie nicht, dass der aktuelle Haushaltsrahmen sowie Buchhaltungs- und ERP-System in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle mit strukturierten Informationen arbeiten, dh die Art von Daten, die erstellt werden können und in Tabellenform gespeichert. Nach Ansicht der meisten Experten stellt die Gesamtmenge der Daten einer modernen Business-strukturierten Informationen nur 20%, während der Rest von E-Mails, Textdokumente, verschiedene Berichte über Verhandlungen und Sitzungen, Bilder enthält, usw. Oft ohne Studien unstrukturierte Informationen einfach die Durchführung ist nicht möglich, eine normale Beurteilung kontektsta zu machen, die bereits strukturiert ist. Lagerung, Sammlung und anschließende Verarbeitung solcher Daten werden durch den Einsatz von Maßnahmen wie der Workflow zur Verfügung gestellt und Content-Management-Systeme Informationsgesellschaft.
Was ist das?
Mit Hilfe des elektronischen Dokumenten-Management-System bietet Unternehmen jeder Interaktion zwischen den Mitarbeitern einer Organisation auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen. Wieder 1C Dokument sieht die Erstellung von Dokumenten, die Möglichkeit, sie über die Organisation der Bewegung und aufrechterhält, indem sie unter Verwendung beschrieben Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und Prozessen. Somit stellt das elektronische Dokument, das Unternehmen große Anzahl von Vorteilen, ihre Arbeit zu übersetzen ist eigentlich ein neues Niveau.
Jedes einzelne Dokument in diesem elektronischen System durch eine ganze Reihe von Details gekennzeichnet ist, dass es eindeutig charakterisieren (oft bezeichnet als solche Sätze von Karten). Die Karte kann eine Vielzahl von Informationen enthalten, einschließlich der Art des Dokuments, das Datum der Entstehung und Veränderung, der Autor, sowie Stauraum und vieles mehr. In Zukunft Dokumenten-Management-System Speicherung und den Abruf der erforderlichen Dokumentation in Übereinstimmung mit den Angaben zur Verfügung stellen, die in der Karte angegeben wurden.
Chancen
Elektronisches Dokumenten-Management bietet Unternehmen nicht nur eine Menge Vorteile, aber es eröffnet auch viele neue Möglichkeiten, die auch wichtig ist.
zentrale Steuerung
Unabhängig davon, wie groß ist diese oder jene Unternehmen Dokumenten-Management-System ermöglicht eine schnelle Änderung in Form von Dokumenten auf zirkulieren. Zum Beispiel kann das Antragsformular für eine der Kosten der verschiedenen Verantwortung Zentren zu ändern, nur bestimmte Anpassungen an die Vorlage genug, dass Ansprüche, die im System gespeichert ist, bereits zu machen. Danach, die eine solche Anwendung füllen nicht in der Lage sein, die Dokumentation veralteter Formulare verwenden, um Mitarbeiter, da die Anwendung gefüllt ist und durch das System gesendet.
Unterstützende Dokumentation Lebenszyklus
Jedes Dokument, das in jedem Unternehmen aufgeben wird und verarbeitet wird, geht notwendigerweise über mehrere Stufen eingestellt. Zum Beispiel, wenn es um die Unternehmensplanung geht, ist es zunächst notwendig zu machen, und dann zu genehmigen und zu bestimmten Zeiten auszuführen. verschiedene tatsächliche und geplante Leistung des Budgets unterliegen einer gründlichen Analyse Danach, und an das Archiv gesendet. In 1C Dokument sieht eine strenge Kontrolle über den Lebenszyklus von Dokumenten, unter Berücksichtigung der grundlegenden Anforderungen der Unternehmensumgebung sowie verschiedene rechtliche Vorschriften und Industriestandards für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
Zusammenspiel
Elektronisches Dokumenten – Management – System bietet viel mehr als nur eine Organisation der kollektiven Arbeit an Dokumenten, und in Anwesenheit werden Experten sein , die in verschiedenen Büros oder sogar in verschiedenen Städten.
Das System speichert eine ausreichend große Anzahl von Versionen des gleichen Dokuments, zusätzlich zu lenken und zu ändern, können sie die Daten mit Anmerkungen versehen, das heißt, in dem sie einige Anmerkungen und Notizen, ohne die grundlegenden Informationen zu beeinflussen, die er liefern muss.
Vertraulichkeit
Vielmehr wichtiges Merkmal solcher Systeme ist, dass in demselben Dokument 1C durch eine spezielle digitale Signatur, gefolgt von Verschlüsselung von abonnieren können. Dies macht es nicht nur möglich, die Echtheit der Informationen zu bestätigen, sondern auch eindeutig mit dem Autor identifiziert, sowie die effektivste Sicherheit zum Speicher verschiedene Daten, falls notwendig zu erreichen.
Routing
Wenn das elektronische Dokumenten-Management-System nicht verfügbar ist, dann in diesem Fall die Mitarbeiter, der bei der Erstellung bestimmter Wertpapiere beteiligt ist, müssen unbedingt verstehen, wer am besten ist es, diese Wertpapiere zu übertragen. Elektronisches Dokumenten-Management im Unternehmen automatisch Daten richtige Person zu übertragen.
An sich ist die Routing-frei und starr. Freie bietet die Möglichkeit, die Richtung der absolut alle Empfänger entsprechend zu dokumentieren, während die starre die genaueste Verordnung sieht vor, aber in besonderen Fällen die Wirkung von vorinstalliert in der Systemdokumentation von Verkehrsregeln kann eine kleine Pause (zum Beispiel, wenn Sie den Entwurf des Dokuments zur Überprüfung senden müssen zu einigen externen Experten).
Zugriffskontrolle
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie zwischen den verschiedenen Zuständigkeiten der Mitarbeiter des Unternehmens in Bezug auf die Dokumentationsmanagement zu unterscheiden. Somit ermöglicht eine erweiterte Workflow eine Person die volle Kontrolle zu geben über die Daten, die die Fähigkeit begrenzen zu bearbeiten oder auch nur anzeigen lassen oder alle Dateien mit Anmerkungen versehen. Dies vereinfacht die Arbeit mit verschiedenen Daten, und das ist wichtig – es wird viel sicherer.
Integration
Um sicherzustellen, dass die Integrität maximale Daten, die in einem bestimmten Unternehmen, die elektronische Dokumentenmanagement im Unternehmen gezogen wird, sieht die Integration des installierten Systems mit anderen – Finanz-, Industrie-, Analyse-, usw. Durch eine solche Integration bietet moderne Workflow – System oft genug Gebrauch gemacht als eine Art Verbindung zwischen den mehreren Softwaretypen.
Dokumente aller Systeme, ist logisch auf diese Informationen im Zusammenhang, die so genannten Kontext. Es kann den Inhalt einer Papier- oder E-Mails, Faxe, Zahlungsbelege, Aufzeichnungen über die Aktivitäten, Video- oder Audio-Aufnahmen umfassen, und sogar viele andere Informationen. Der Kontext des Dokuments kann manuell hinzugefügt werden oder vollständig den Prozess automatisieren, je nach den Wünschen und Bedürfnissen des Managements.
Zum Beispiel kann das moderne System der Automatisierung des Workflows in dem Prozess der Bildung und die nachfolgenden Änderungen in den Haushalten eine Reihe weiterer Kontextinformationen verwendet werden:
- alle Arten von Marktforschung, einschließlich seiner eigenen, nicht nur, sondern auch solche, die aus anderen Quellen gewonnen wurden;
- Verschiedene Vereinbarungen mit Partnern (Käufer oder Verkäufer);
- Besondere rechtliche und Referenzdokumente;
- zusätzliche Dokumentation, die alle Einschränkungen oder Annahmen in sich selbst reflektiert (als Beispiel die Rate der Inflation, Wechselkurse und andere Daten);
- Sitzungsprotokolle, statt jede Version zu diskutieren ist das Budget, und umfassen alle Arten von Arbeitnehmern Kommentare und Beobachtungen der Teilnehmer des Prozesses (oft solche Dokumentation ist bei allen Mitarbeitern per E-Mail und gespeichert getrennt von einem Haushaltsinformationsdateien gesendet).
Ein Benutzer, der mit einem Budget arbeitet, jederzeit, falls nötig, kann eine der oben genannten Dokumente sehen, wie die moderne Workflow-Technologie erlaubt es ihm, dies zu tun, ohne langes Suchen.
Welche Systeme sind bei uns verwendet?
Eines der beliebtesten Software-Lösungen, die in russischen Unternehmen gefunden werden können, kann eine Kombination aus Microsoft Outlook-Dienstprogramme mit Microsoft Exchange Server aufgerufen werden. Die erste Anwendung im Prinzip festgelegt auf fast jeden Computer, während der Exchange Server häufig genommen wird als vollwertiges E-Mail-Server zu verwenden. Trotz der Tatsache, dass Unternehmen, die bereits vor einiger Zeit war die Einführung des elektronischen Dokuments gehalten, solche Programme sind nur als Plattform für E-Mail verwendet wird, nach einigen zentralen Einstellungen auch diese Software kann für fast alle Organisationen als recht funktionale Automatisierung Workflow verwendet werden .
Im Moment ist der russische Markt mit Dutzenden von verschiedenen Systemen gefüllt, mittels denen eine Dokumenten-Management-Automatisierung und ähnliche Software nicht nur Western bieten, sondern auch inländische Entwickler. Auch Microsoft, zusätzlich zu den oben genannten Programmen bietet auch Dienstprogramme wie Content Management Server oder Sharepoint Portal Server.
Die stärksten unter allen bestehenden Systemen gilt als Documentum sein, aber vor allem große Unternehmen verwenden diesen Automatisierungsprozess. Workflow einiger Unternehmen auf Kosten der automatisierten Software Lotus Notes-Paket, aber viele nennen es eine Art „Designer für Programmierer“, wie er auf der Grundlage seiner kompletten System eingerichtet ist ziemlich schwierig.
Was ist der Unterschied zwischen russischen und westlichen Systemen?
Wenn wir über die wichtigsten Unterschiede zwischen inländischen und ausländischen Versorgungs sprechen, sind sie bei der Skalierung Fähigkeiten zur Verfügung. Wenn zum Beispiel das System der westlichen Entwickler in nahezu allen Betriebssystemen arbeiten kann, war es meist heimischen nur für einen von ihnen entwickelt, und natürlich, dass es Windows ist häufig. Western-Systeme sind so konfiguriert, alle DBMS zu verwenden. Solche Beschränkungen russische Systeme können die Möglichkeit des Aufbaus plattformübergreifende, integrierte Lösungen stark behindern.
In Bezug auf Funktionalität, liegt der Hauptunterschied in der Tatsache, dass mehrere Programme im Westen dokumentoproizvodstva Automatisierung und Workflow implementiert, die unter einer Marke ausgegeben werden kann, aber das Ziel für eine Vielzahl von Zwecken. So bietet das Documentum eine Reihe von einzelnen Produkten, die für die vollständige Automatisierung und Integration mit ERP-System verwendet werden, unterstützt das Design und Engineering Dokumentenmanagement usw. Die überwiegende Mehrheit der Software in Russland entwickelt, die auf die Lösung eines bestimmten Problems gerichtet.
Erwähnenswert ist auch, dass der Hauptunterschied liegt in der Annäherung der beiden Parteien zu dem, was ist ein Workflow-Automatisierungssystem. Western-Systeme sollen eine vollständige Automatisierung schaffen und Nachbetreuung durch eine Vielzahl von Geschäftsprozessen innerhalb der Organisation, während die überwältigende Mehrheit der inländischen Programme nur bestimmte Funktionen zu automatisieren.
Die Kosten für die westlichen Systeme von etwa reichen von $ 400 bis $ 1.000 für jeden Job, nicht die Kosten der Implementierung über die Hardware- und Software-Zählen benötigt, um ein normales elektronisches Dokument zu gewährleisten. Oft Selbstvorstellung kostet etwa die Hälfte der üblichen Kosten für Lizenzen, da die meisten von dem Programm für die Automatisierung der Workflows verschiedene Aktionen durchgeführt, aber in einigen Situationen der Preis einer Größenordnung größer. Eines der schwierigsten ist immer das Projekt der Automatisierung der Finanzunterlagen in Bezug auf die Umsetzung solcher Projekte kosten etwa 2-3 mal höher als die Kosten für Lizenzen.
Häusliche Software bei $ 200-600 pro Sitzplatz verkauft, und zusätzlich zu dem, berücksichtigt die Kosten für zusätzliche Programme und verschiedene Geräte. Am Ende wird die Berechnung des Vergleichswertes in der gleichen Weise durchgeführt wie in den westlichen Systemen.
Features
In der überwiegenden Mehrzahl der Fälle als Priorität Richtung der Automatisierung sind die auf die Harmonisierung der Dokumente bezogenen Prozesse, beispielsweise der Prozess der anfänglichen Vorbereitung und die weitere Umsetzung der Budgets. Allerdings sind viele Teams nun mit Büroautomatisierung und Workflow, das heißt, mit den Zulassungsverfahren der abgehenden und eingehenden Dokumenten.
Einführung in das elektronische System unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der Einführung von anderen automatisierten Systemen, deshalb ist es notwendig, auf die Besonderheiten dieses Projekts zu wohnen.
Erstellung von Enterprise-Class-Speicher
Einführung Dokumentenautomatisierung in jedem Fall sieht bestimmte Corporate Repository, in dem alle Unterlagen zu speichern. Die logische Struktur der Lagerung, die Entwicklung und die weitere Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien sowie Dokumentenspeicherhierarchie erfordern höchste Genauigkeit und haben in einem frühen Stadium des Projektes durchgeführt werden.
Es sollte nicht vergessen werden, dass die Speicherfunktion zu Beginn des Designs eingesetzt werden, so in einem frühen Stadium vorgenommen werden können alle Dokumente aus den aktuellen Speicherstellen, in ein einziges Repository zu verschieben. Als Ergebnis können die Benutzer sich mit einem der wichtigsten Funktionen des Systems vertraut machen und gleichzeitig meistern und ihre Anwendung. Beschleunigen Sie die Anpassung der Mitarbeiter Systeme zu implementieren, durch den Einsatz von Servicefunktionen wie Warnungen auf Änderungen an der Dokumentation sein kann, das Auftreten neuer Dokumente, etc.
So Workflow für jede moderne Gesellschaft benötigt, die ihre Operationen zu entwickeln und zu verbessern sucht.
