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Einreichung von Unterlagen. Wie die Dokumente einreichen?

Vor der Dokumentation Beitritt erforderlich gründlichste Bekanntschaft mit der großen Zahl der erforderlichen Anweisungen zu Fragen von Dokumenten- und Records Management. Diese Normen – sind komplex und enthalten eine große Anzahl von verschiedenen kleinen Details und Nuancen. Wie Dokumente Ecke bis zum Saum? Das enthält eine Liste angebracht? Kann ich Buchhaltungsunterlagen termoperepletnoy Maschine nähen? Anfänger kaufmännisch Angestellte haben etwas den Kopf zu zerschlagen.

Schwächling?

Auf den ersten Blick ist die Prozedur der Registrierung des Falles und setzen es in das Archiv ganz einfach, aber die Praxis zeigt das Gegenteil. Im Falle der Verletzung einer der Regeln der Einrichtung des Büros wird sich weigern, handels Papier zu akzeptieren, und Sie haben den Job erneut zu starten. Wenn eine solche Situation in Ihrem Leben stattgefunden hat, lesen Sie unseren Artikel – wir werden versuchen, dieses Problem zu lösen.

Warum genähten Dokumente? Gibt es Vorschriften, unter denen dieses Verfahren geregelt ist? Ja, und sie sind viele. Wir sprechen in erster Linie über die methodischen Empfehlungen für das Fallmanagement, die im Dezember 2009 den Beschluss des Staatsarchivs genehmigt. In der zweiten Runde – auf GOST 51141, engagierte Unternehmen und Office-Management zu archivieren und alle notwendigen Definitionen und Begriffe enthalten. Darüber hinaus gibt es andere Rechtsnormen, nach denen die vernetzte Dokumentation.

Beginnen wir mit der Abdeckung starten

Wenn das Theater beginnt mit einem Hänger, dann ist unser Verfahren – nicht nur mit dem Deckel. Und die Wahl einer Pappe „Kruste“ – eine der ersten Aufgaben im Prozess der „Verpackung“ des Dokuments. Auf den ersten Blick werden Sie keinen Unterschied zwischen den vielen vorhandenen Sorten finden. Aber genauerem Hinsehen, verstehen Sie, dass die Abdeckung sind Standard, Nicht-Standard und sind für die Langzeitlagerung verwendet.

Meistens können Sie ein Standard-Cover-Format 229h324 mm erfüllen. Es ist in allen Fällen angewandt, wo die Probengröße Blätter geheftet. Wenn aus irgendeinem Grund das Dokument eine ziemlich spezifische und Aussehen Parameter hat, erfordert eine Nicht-Standard-Variante Abdeckung. Gehen Sie den Geist betrifft dauern, in dem die Dokumente aus 25 Jahren gespeichert werden oder mehr.

Nach dem Gesetz sind solche Abdeckungen nur aus Vollpappe aufgrund erheblicher Arbeitsleben gemacht. Die Maßnahmen sollten den richtigen Dokumenttyp und seine Eignung für den Einsatz nach einer schweren Zeit zu erhalten genommen werden. Dokumente, die für Lieferung im Staatsarchiv, gespeichert in einer Abdeckung aus einem Material, wie beispielsweise säurefreien Karton.

Lassen Sie uns über die Anzahl der Blätter sprechen

Bevor Sie die richtigen Dokumente Threads Datei, von denen alle sind erforderlich, um in der richtigen Reihenfolge hinzugefügt werden. Dann Nummerierungsverfahren mit einem herkömmlichen einfachen Bleistift durchgeführt. Die wichtigste Regel ist – es ist nummerierte Listen statt Dokumentseiten. Arabische Ziffer auf jedes Blatt in der oberen rechten Ecke angebracht ist. Darüber hinaus sind unsere Marken nicht auf den Text zu „kriechen“ erforderlich. Durch die Gesamtzahl der Blätter findet keine Anwendung Inventurbelege.

Welche Feinheiten gibt es in der Nummerierung? Wenn die Anzahl der Lose-Blatt-Dokumente einen Brief oder eine solche umfassen, die zuerst von einem Umschlag aufgezählt, dann drehen – jeder in seinen Blättern eingebettet. Wenn die Anzahl der eingehenden Einheiten – über 250, machte es in mehrere Volumes aufgeteilt. Und jeder von ihnen hat seine eigene Nummerierung.

Inside-Archiv Geschäftsdokumente vorhanden sein, die jeweils eine eigene Seitenzahlen haben, beispielsweise die Veröffentlichung von Zeitschriften. Doch die Verarbeitung des Falles in den Archiven, aufgezählt sie durch, unter anderem, ohne die allgemeine Ordnung zu stören.

Wenn eine verschachtelte Liste ein großes Format, beschlossen, es zu erweitern und die Ziffer in der rechten oberen Ecke. Es soll den freien Zugang zum Text zur Verfügung gestellt werden. Wenn an einem der Blätter Fragmente der Unmöglichkeit, ihre Trennung eingefügt wird alle diese Packung als einer gezählt. In diesem Fall ist es sicher, dass eine Bestandsaufnahme jedes der geklebten Stücke zu kompilieren, die auf der Rückseite oder auf dem freien Raum ist. Ein Hinweis auf das eingefügte Dokument Sicherung sollte auf den Gesamtbestand an unter Angabe den Namen schriftlich oder im Anhang sein. Meistens sind diese Investitionen freie Kontrollen, Aussagen oder Bilder.

Fehlerbehebung und Liste von Dokumenten

In dem Fall, wenn im Laufe des Betriebes etwas nicht zu schwerwiegenden Fehlern erlaubt (zum Beispiel ließ das Paar von Blättern) anstelle des gesamten Arrays wieder Umnummerierung Buchstabenbezeichnung verwenden kann. In diesem Fall werden die Zahlen auf den anderen Blättern nicht verändert. Beseitigung solcher Fehler ist nur möglich, nach Absprache mit dem Archivmitarbeiter. Wenn die erfassten groben Fehler, wird das Dokument wieder zu nummerieren. Die alten Nummern während überqueren so schonend wie möglich und neue legen. In diesem Fall aktualisiert die Nummerierung der wieder angeblich Zuverlässigkeits Inschrift.

Ohne das Inventar haben Sie keine Archivierung werden nicht akzeptiert. Die darin enthaltenen Informationen für den Namen des Dokuments, dem Datum der Zeichnung, Kommentierung und direkt eine Tabelle, die die Seriennummern von Blättern, die Anzahl der Noten und (falls nötig) zeigt. Abgeschlossen alle Informationen über die Anzahl der Dokumente in Form von Zahlen, vervielfältigt Worte, dann werden alle von der Geschäftsstelle mit Details Name gegenzuzeichnen

Wie man die Dokumente Thread-Datei

Da die Vernetzung Verfahren sollte sicherstellen, dass alle notwendigen Materialien und Werkzeuge an die Hand gewährleisten. Neben ihr eigenes Geschäft brauchen eine Ahle, Nadel, Pappe für die Einreichung von Unterlagen und Sondergewinde. Als letzter Strumpf Bank Twine, schwere oder proshivnymi Gewinde L-210. Letzte Art häufiger für die Bedürfnisse des Büros verwendet.

Zu Beginn des Dokuments von irgendwelchen Papierklammern oder andere Metallgegenstände werden entfernt, dann sind die Fallblätter glatt ordentlichen Stapel. Auf der linken Seite im Raumfahrtbereich ist mit drei Löchern Nadel oder Ahle. Legen Sie sie in der Mitte des besten Freiraums für den linken Einzug gedacht, dh einen Abstand von etwa eineinhalb Zentimetern. Diese Beobachtung ist wichtig – weil sonst nach der Einreichung von Dokumenten werden sie schwer zu lesen.

Tipps für die Bequemlichkeit

Wenn Löcher für Sie entscheidend glatte Kanten haben, nehmen Sie eine Lochstanze. Aber denken Sie daran, dass zu viel Papier es „zu hart“. Stellen Sie sicher, dass alle drei Löcher auf einer Höhe angeordnet wurden einheitlich und in einem Abstand von einem Abstand von etwa 3 cm voneinander entfernt. Der Durchschnitt von ihnen auf der Mitte der Seite herunterfallen soll.

Um Schäden am Deckblatt und der Zusammenbruch des Unternehmens zu verhindern wird empfohlen, häufig zu platzieren die vordere und hintere blinkende Kartonstreifen verstärken. Durch wird es Thread übersprungen werden. Normal seine Größe – 70 cm, aber in jedem Fall hängt es von der Dicke des Stapels ..

Als gelochte Bohrung 3

Hier ist der Inhalt dieser Algorithmus der Einreichung der Unterlagen. Zuerst wird die Nadel durch die Mitte der Öffnungen geführt, wobei die Rückseite des Endes des Fadens bleibt. Gefolgt Vdet an der Spitze seiner Löcher. Als Ergebnis zeigten beide Enden des Stapels Blätter auf den Umsatz genäht. Die Nadel wird durch den Boden der Löcher gezogen und Zeichenfolge auf der Vorderseite ziehen. Dann wieder auszulassen, die Nadel in das Mittelloch. So wurde unser roter Faden durch alle notwendigen Löcher gezogen, wonach beide Enden auf der Rückseite des Dokuments ein starker Knoten befestigt sind. Gehalten, die Enden einer Länge von etwa 5 cm.

Direkt auf der Baugruppe wird ein Stück Papier mit den Worten Zuverlässigkeits verleimt. Im Folgenden auf der Technologie der Produktion aussehen.

Das Dokument kann genäht und mit 4 Löchern werden. Wie kann man es machen? Das Verfahren ist nicht kompliziert. Vier Löcher gestanzt vertikal symmetrisch mit der Anordnung auf einer gemeinsamen Achse. Beim Verlassen des Schwanz Gewinde auf der Rückseite der ersten Öffnung, Stiche Firmware dann bindet einen Knoten leitend, wie oben beschrieben. Firmware sollte zweimal um dupliziert werden Haltbarkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Zuverlässigkeits Inschrift

Die nächste Stufe nach der Nummerierung und dem Firmware – die Lieferung unseres Geschäfts Zuverlässigkeits Inschrift. Was ist das? Dieser Aufkleber Größe 4×6 cm mit dem Text „aneinander gereiht und Blätter nummeriert …“ (ihre Zahl wird durch eine Zahl angezeigt, und Wörter). Weitere Staaten die Position des Mitarbeiters, dokumentieren Sie das Datum und die eigenhändige Unterschrift. Wenn Sie Zertifizierung versiegeln wollen, muss es auch beachtet werden. Die Inschrift auf der Oberseite geklebt des Knotens uns Spitzen der Filamente gebunden, die in diesem Fall frei bleiben müssen. Signature Pose am Ende des Verfahrens, wenn der Leim getrocknet ist. Dies geschieht es Ausbreitung zu verhindern. Drucke (wenn überhaupt) zu befestigen, das Teil zu dem Blattabschnitt, der auf dem Etikett selbst.

Und erst nach einer viel genäht, nummeriert, signiert verschlossen und abgedichtet, es kann an das Archiv gesendet werden.

Trinken Zuverlässigkeits Inschrift hat ernste und aufmerksam sein. Sie war es – Nachweis der Immunität Fall dokumentiert. Im Fall der Verletzung seiner Integrität oder dokumentieren die Vorspannung nicht Kontrollorgane akzeptiert werden, oder vielleicht seine Herausforderung vor Gericht.

Was und warum näht

Es ist zwingend notwendig alle geheftete Dokumente, aufgrund für die Einreichung im Archiv oder in einem der Kontrollstellen, an die die Steuerbehörden, Rentenfonds und viele solcher. Sie können die Dokumente geklebt oder geheftet mit einem Hefter nicht zurücknehmen. Wie bereits erwähnt, im Fall der Nicht-Konformität Verfahren es Sie einfach nicht akzeptieren.

Solche Verfahren unterliegen Dokumente Personal und Rechnungswesen in erster Linie gehören. Diejenigen, die die Verarbeitung des späteren Jahres abgeschlossen haben, werden im Archiv der Organisation oder eines Unternehmens hinterlegt. Die speziellen Archiveinrichtungen übertragen, den Fall mit der bisherigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Es ist gesetzlich festgelegt, abhängig von der Art des Dokuments. Zum Beispiel sind mindestens 75 Jahre erforderlich notarielle Unterlagen, Bücher und Dokumente der wirtschaftlichen Rechnung Personalinformationen zu halten.

Die Haltbarkeit von Konstruktionszeichnungen sind viel kleiner – nur 20 Jahre alt. Fotodokumentation kümmern von 5 Jahren. Die Archiveinrichtungen sind im Fall von öffentlichen und privaten Unternehmen hinterlegt. Die Aufgabe aller nichtstaatliche Akteure – mit dem Bundesarchivdienst des Vertrages abzuschließen.

Es sei daran erinnert, dass die richtige Firmware-Dokument nur einen Mitarbeiter, die diese Verpflichtung in der Stellenbeschreibung ausgeschrieben hat. Im Fall von minderwertiger Verbindung Dokument bietet einige Sanktionen, vor allem im Fall von Änderungen oder Mangel an bestimmten wichtigen Seiten.

Lassen Sie uns auf die Technologie Binder zurückkehren

Die oben beschriebenen Vernetzungsverfahren sind sowohl für Sicherungs- und Steuerprüfung geeignet. Aber die Einreichung von Unterlagen der Rechnungslegung, für eine lange Zeit gespeichert (über 10 Jahre) sollte besonders stark sein – oft auf 5 Löchern. Zuverlässigkeits Inschrift ist auf einem speziellen Seidenpapier, um gut sichtbare Aufkleber unter dem Gerät befindet sich gemacht, und es gibt keinen Zweifel an der Integrität des Dokuments.

Wenn die Bedingungen der Büro Locher herkömmlichen Schreibwaren Locher, dann, falls erforderlich, große Mengen von Papierdokumenten auszustellen (zB in Druck) verwendet professionelle Ausrüstung in Form von Bohrmaschinen oder einer Bindemaschine. Solche Mechanismen haben ernsthafte Macht und können entweder von Hand betrieben und mit einem elektrischen Antrieb ausgestattet sein.

Maschine Mechanismus

Die Grundlage dieser Anlagen oder Maschinen – die klassische Methode der Federn zu verwenden. Solch eine Buchbindemaschine mit einer Vorrichtung für die Perforation ausgerüstet. Ein anderer Mechanismus des Dokuments auf der Aufsteckspindel Feder aus Kunststoff, nach der die Oberseite und Unterseite der Einheit Karton oder Kunststoffabdeckungen hinzugefügt.

Der Vorteil der Maschine verbindlich ist die Möglichkeit, sehr große Dokumente zu binden. Die Dicke des Blocks kann bis zu 500 Seiten umfassen. Und auch – die Fähigkeit, zu löschen oder ergänzen Seiten und Blätter bereits gebundenes Dokument. Die Nachteile sind sehr ernst, und die Komplexität nicht zu hohe Festigkeit.

Wenn die Buchbindemaschine zur Ablage von Dokumenten mit Metallfedern ausgestattet, die bis zu einem bestimmten Schritt festgelegt ist und Löcher gestanzt, die jeweils um es werden die Papierblöcke auf flexible Federstahl getragen, die dann zusammengedrückt und verriegelt ist. Vorteile der Vorrichtung mit Metallfedern – ansehnlicher Endform und einem verbesserten Zuverlässigkeit im Vergleich zu der Bindung von Kunststofffedern. Aber zur gleichen Zeit einfügen oder die Blätter ohne Schaden unmöglich zu entfernen.

Zusätzlich zu der Feder gibt es Betätigungseinrichtungen auf dem Prinzip der Bindung an den Kunststoff-Kamm, der die Zähne curl. Es gibt auch die Bindung an der Spirale, die uns vertraut auf den Schreibtisch-Kalender, Notizbücher und Tagebüchern. Nach dem Lochen von ihnen gewickelte Spirale (3-4 Umdrehungen der anderen automatisch manuell).

Fortschritt steht nicht still

Was ist die thermische Bindung? Es ist eine moderne Maschine für die Ablage von Dokumenten, die sich schnell und ihre unlösbare Verbindung sein kann. Mit termoperepletnyh Maschine kann eine große Anzahl von Materialien vervollständigen, sowie einzelne Kopien erstellen. Diese Variante ist besonders geeignet per Post Berichte, Verträge und Werbematerialien.

Arbeitsmaschine dieser Art durch die Verwendung von termokoreshkov Bindung und termooblozhek verschiedene Farben und Größen aufweisen. Je nach der Anzahl der Blätter termooblozhka Fall eine gewisse Dicke ausgewählt, dann werden alle zusammen in der Maschine gegeben. Die Innenseite der Abdeckung Ende fluff Schicht aus polymerem Klebstoff. Die Maschine ist mit einem Heizelement versehen, durch die das Polymer aufgeschmolzen und alle Blätter sind in der heißen Schicht versiegelt.