zu dem Archivraum Anforderungen. Die Grundregeln von Organisationen Archiv

Das Archiv kann in Form einer separaten Baueinheit einer Organisation sein oder ein integraler Bestandteil des Bürolebens sein. Dies hängt von dem Volumen eines vorhandenen Dokuments.

Wie es zu organisieren

Erstellen eines Archivs eines Unternehmens oder einer Organisation eine Reihe spezifischer Maßnahmen erfordert:

1. Sie müssen den entsprechenden Speicherplatz zum Speichern von Dokumenten auszuwählen und richtig auszurüsten.
2. Sollte darauf geachtet werden, Bedingungen zu schaffen, die den Standard erfüllen.
3. Es ist notwendig, es mit der technischen Sicht ausstatten – zu kaufen und die notwendige Ausrüstung für das Archiv zu installieren.
4. Das Repository ist verpflichtet, für die Organisation der Archivierung aller notwendigen Unterlagen Verfahren zu organisieren.
5. Es muss durch den Rechtsrahmen der Einheit entwickelt und zugelassen werden.

Die Umsetzung dieser Maßnahmen gewährleistet die Sicherheit von Archivdokumenten und sie in dem gewünschten Zustand zu halten.

Wer ist der Archivar

Und was sind die Anforderungen an die Arbeiter, die in der Organisation des Archivs und weitere Speicherung von Dokumenten beschäftigt werden? Sie können kombiniert Positionen und ihre Pfleger sein, zum Beispiel eine Sekretärin oder ein Rezeptionist?

Archivar – ein Spezialist, deren Aufgabe es ist Archivalien Aktivitäten zu organisieren. Für die Sicherheit der Dokumente, die ihm anvertraut, trägt er die volle Verantwortung. Seine Arbeit ist nicht möglich, ohne eine spezielle Anweisung geben oder sogar (falls erforderlich) Praktikum in der Institution des Staatsarchivs.

Seine Funktionen können an einem anderen Mitarbeiter übertragen werden, die in Teilzeit arbeiten. Typischerweise werden die archivist Verantwortung an die einzelnen Arbeiter in dem Fall zugeordnet, wobei die Menge mit der Dokumentation abgelegt ist ausreichend groß. In großen Organisationen, Personal einen separaten Eintrag für diesen Zweck. In diesem Fall ist es jedoch in der Regel eine Stellenbeschreibung unter Angabe der Arten von Arbeit an den Archivar anvertraut zusammensetzt, sowie die Rechte und Pflichten.

Die Hauptsache – das Verfahren

Fälle in die Archivorganisation übertragen nach einem speziell entwickelten Grafiken. Seine Zeichnung hat mit den Köpfen von jedem der Abteilungen zu vereinbaren, der die Dokumente übertragen wird und vom Archivar genehmigt. Da die Arbeitsunterlagen im Archiv werden nicht nur gespeichert, sondern auch gelegentlich verwendet, bestimmt die Regeln ihrer Ausgabe (falls zutreffend) eingereichten Anträge in der Organisation sowie externe Stakeholdern.

Zustellung von Dokumenten in bestimmten Büchern der Registrierung gefeiert werden. gibt es Anforderungen, Aufträge, wirkt auf der Übertragung von Fällen auf die vorübergehende Nutzung Dritten Verfahren für die Registrierung (unter anderem dieses Amt und Gericht der Staatsanwaltschaft enthalten kann). Ausgestellten Dokumente für bis zu einem Monat der eigenen Mitarbeiter und bis zu drei Monate – die Vertreter der Parteistrukturen.

Die Grundregeln von Organisationen Archiv

Acts Archiv, sowie jede Struktureinheit auf der Grundlage der besonderen Bestimmungen, die von der Verwaltung genehmigt. Die Mitarbeiter der es in ihrer Arbeit ihren eigenen Stellenbeschreibungen haften. Die Bestimmungen von der Gesellschaft angenommen, legen die Grundregeln des Archivs aus (der Status der funktionalen Maßnahme der Rechte und Pflichten und die Zusammensetzung der erforderlichen Unterlagen). Durch seine grundlegenden Aufgaben umfassen:

1. Ergänzen das Archiv von Dokumenten, deren Zusammensetzung in einem separaten Abschnitt der Verordnungen aufgeführt.
2. Aufzeichnungen über Materialien und halten sie sicher.
3. Zur Entwicklung der Hilfe für die verfügbaren Dokumente zu finden.
4. Hier können Sie die Prozedur im Archiv gespeichert Material verwenden.

Wenn Ihre Organisation Dokumente hat, die zu den Archivfonds der Russischen Föderation relevant sein können, dann vorbereiten und zur dauerhaften Speicherung in dem Speicherzustand vorzulegen ist eines der externen Probleme der Struktureinheit.

seine Funktionalität

Archivfunktion von seinen Aufgaben systematisch ableiten. Die wichtigsten sind die folgenden:

1. Pflegen Listen ihrer eigenen Erwerbsquellen, die, Organisationen oder Geschäftseinheiten ist.
2. Nehmen Sie von ihnen in geordneter Weise die Dokumente zur Aufbewahrung.
3. Berücksichtigen Sie dabei die Materialien und sicherzustellen, dass ihre vollständige Sicherheit.
4. Bildung und ein Online-Hilfe-System beibehalten wird, zu den Archivalien bezogen.
5. Conduct Informations-Service-Management und alle Struktureinheiten der Organisation.
6. Organisieren Sie die Ausgabe und Verwendung der Unterlagen in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen des Einzelnen und anderen Organisationen zu berücksichtigen und den Prozess der Anwendung zu analysieren.
7. Bereiten Sie Erklärungen und offizielle Reaktionen auf Bürger soziale und rechtliche Natur verlangt.
8. Führen Sie Aktivitäten auf die Prüfung des Wertes eines Dokuments, organisieren, um Übertragung des Verfahrens im Hinblick auf eine dauerhafte Speicherung in der kommunalen oder staatlichen Archiv (in dem Fall, wenn die Organisation einer der oben genannten Quellen des Erwerbs von Archiven ist).
9. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Bildung und Archivdateien in den Erwerb von Quellen – sowohl in ihren eigenen Struktureinheiten und anderen Organisationen.
10. Zur Organisation der Arbeit auf die Unternehmens-Nomenklatur zu halten.
11. Bietet praktische und methodische Unterstützung bei der Dokumentation der einzelnen strukturellen Unterteilung.
12. in der Entwicklung von Management-Archiven und Aufzeichnungen teilnehmen.
13. in den Veranstaltungen zum Zweck der Ausbildung Archivare und Mitarbeiter in Positionen im Zusammenhang mit Dokumenten-Management statt teilzunehmen.

Wo es platzieren

Betrachten wir nun, was es zu dem Archivraum Anforderungen. Das wichtigste, was sollte in Betracht gezogen werden – es ist in jedem Fall in den Gebäuden der alten Charakter Gebäude aus Holz Gebäuden nicht erlaubt zu setzen, die roh sein, nicht nur der Hauptraum, sondern Dachgeschosse mit Kellern, sowie in Gebäuden, haben Ofenheizung.

Wenn die gleiche Struktur als Ganzes für die Lagerung von Papierdokumenten ausgelegt ist, dann soll ein Archiv unbedingt ein isoliertes Zimmer.

Wenn Ihr Unternehmen in naher Zukunft plant, sein eigenes Archiv zu schaffen, hier haben Sie die Möglichkeit, sich mit der Liste der Anforderungen vertraut zu machen, die bei dem Herstellungsverfahren in Betracht gezogen werden müssen. Also, was sind die wichtigsten Anforderungen an das Archiv, dessen Mission – sorgfältig und sicher alle notwendigen Unterlagen speichern?

Die Liste von dem, was erforderlich ist, zur Verfügung gestellt werden

1. Archiv.
2. Das Zimmer ist für den Empfang von Dokumenten, die vorübergehende Lagerung und Akklimatisierung gestaltet.
3. Der Raum, in dem die Dokumente verwendet werden.
4. OP (oder Räume) für die Mitarbeiter.

Wenn der Raum ist nicht genug …

In dem Fall, in dem die Datei Raum Raum die Möglichkeit einer Entführung unter ihm gewidmet einzigen Raum mehrere Räume sollten in durch Trennwände getrennte Zonen unterteilt werden lässt. Die Grundvoraussetzung, die streng in diesem Fall eingehalten werden muss – von einer anderen Ablageort der Dokumente isoliert und mit ihnen arbeiten.

Ein separater Raum oder eine speziell konstruierte und als Dokument Lagerhalle als Backup verwendet angepasst wird benötigt, um von Objekten entfernt werden, um ein Risiko im Hinblick auf die Möglichkeit, ein Feuer tragen. Als Beispiel erwähnt werden können, sind Parkplätze, Garagen und Tankstellen. In unmittelbarer Nähe zum Gebäude oder Räumlichkeiten Archiv muß keine Objekte sein, die als Quellen der Luftverschmutzung dienen.

Idealerweise sollten die Dateien immer in einem separaten, nur mit allen notwendigen Regeln und Vorschriften gebaut für dieses Gebäude bezeichnet platziert werden. Aber leider ist die Realität ihre Bedingungen zu diktieren, und in den meisten Organisationen werden die Dokumente in den bereits bestehenden Einrichtungen gespeichert ist, umgewandelt und zu diesem Zweck angepasst.

Dass das Recht zu sprechen

Vertraut mit den regulatorischen Anforderungen an die Gebäude und Räumlichkeiten des Archivs. Sie sind wie folgt:

1. Das Gebäude, das sollte die Zukunft der Lagerung haben, ist erforderlich, um die Anzahl der Verwaltungs zu verweisen. Es ist strengstens zu platzieren das Archiv verboten, wo es Catering-Service, Lebensmittellagerhallen, Läden aus der Kategorie von brennbaren Stoffen und aggressiv, sowie relevante chemische Technologie angewandt.
2. Ausgeschlossen es in einem unbeheizten Raum platzieren und wo nicht mit Hygienevorschriften eingehalten. Auf der Unzumutbarkeit des Verfalls Archivgebäude oben erwähnt.
3. Es ist besonders wichtig, mit Feuer Anforderungen für den Archivraum zu erfüllen. Seine Sicherheit für mögliche Feuer – eine der wichtigsten Bedingungen für eine sichere Lagerung der Dokumentation. Im Januar 2009 veröffentlichte das Ministerium für Kultur der Russischen Föderation eine Bestellung 3 Nr eine Reihe von regulatorischen Anforderungen angenommen in den besonderen Vorschriften des Brandschutzes der Russischen Föderation staatlichen und kommunalen Archiven aufgeführt. Wenn das Gerät der Dokumentenlagervorschriften erforderlich ist, um unbedingt zu beachten.
4. Das Gebäude des Design ist die Unmöglichkeit der Überflutung zu gewährleisten. Der Raum ist erforderlich, einen Notausgang zu haben. In keinem Fall darf durch sie das Hauptrohr (wasserführenden oder Gas) passieren.

Ist es möglich, die Platzierung in den Keller-Datei?

Es ist nicht die Platzierung der Archivierung im Kellerraum, Obergeschossen oder Änderungen als solcher Dachboden empfohlen.

In Notfallsituationen kann es Ausnahmen von dieser Regel. Sie werden akzeptiert, wenn der Keller trocken und gut beheizt, ausgestattet mit mechanischer Belüftung, in der Lage für eine Stunde oder zwei Dreifachatmungsaktivität zu sorgen. Archiv für Dachboden oder Dachboden ist nur möglich, dass die entsprechenden Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen zur Verfügung gestellt.

Eine sehr wichtige Voraussetzung für die Räume Archivierung in Bezug auf die Verdrahtungsvorrichtung. Er ist verpflichtet, mit luftdichten Steckdosen geschlossen werden. Cords von tragbaren elektrischen Geräten sind mit Gummiisolierung versehen. Sollte nicht drinnen oder gemeinsame Lagerung von Bodenschutzschaltern angeordnet.

Die gewählten nicht-staubenden und nicht-korrosive Materialien wie Baustoffe für die Endbearbeitung Archiv Repositorys. Löschanlage muss mit Hilfe neutral, sicher für Dokumente ausgestattet werden. Es ist nicht zu verwenden, Feuer in dem Laden erlaubt, sind Heizungen oder Ort Fremdkörper.

Zusammengefasst

Nach der Reduktion des ausgewählten Bereichs in Übereinstimmung mit allen oben genannten Anforderungen an das Archiv, eine endgültige Entscheidung über die Eignung oder Nichteignung zur Verwendung. Nehmen Sie eine solche Entscheidung nach den möglichen sanitär-epidemiologischen Station und den Staat Brandüberwachung überprüft. Das Archiv kann platziert werden, wo immer erst nach dem Verfahren der detaillierten Prüfung geplant ist.

Sein Zweck – den Brandraum zu klären und die entsprechende Ebene bestimmen, die große strukturelle Haltbarkeit, sorgen für die Festigkeit der Überlappung zwischen den Etagen in der Berechnung der potentiellen Belastung (Ausrüstung für das Archiv und das Gewicht der gespeicherten Dokumente), prüft die Verfügbarkeit und den aktuellen Status der Lüftungs- und Heizungsanlagen zu inspizieren.

Im Rahmen der Prüfung als Vertreter der Organisation beteiligt sind (in der Regel die Mitarbeiter der Zukunft Archiv), und Mitarbeiter aller relevanten Dienste – .. Gebäude, Feuer, Sicherheit usw. Die Ergebnisse der Untersuchung sind in der Vorbereitung des letzten Akt reflektiert.