Die Bandbreite der Fälle. Die Reihenfolge der Bildung

Alle Dokumente nach deren Ausführung im Fall gruppiert werden. Der Begriff „Unternehmen“ in Übereinstimmung mit GOST 51141-98 sind, um ein einzelnes Dokument oder eine Reihe von Dokumenten zu verstehen, die auf eine bestimmte Ausrichtung der Organisation beziehen und in einem Ordner gesondert gestellt. Für die korrekte Bildung, Speicherung und Aufzeichnung der Fälle in jeder Organisation jährlich muss (unter Berücksichtigung der Änderungen in der externen und internen Umwelt) -Komponente Nomenklatur Angelegenheiten, die für eine schnelle Suche von Dokumenten wesentlich ist.

Wenn die Angelegenheiten Bildung von irgendwelchen Einheiten sollte von den Anforderungen des einheitlichen staatlichen Systems der Aufzeichnungen geführt werden. Die wichtigsten Bestimmungen festgelegt sind in GOST 51141-98, die wichtigsten Dokumenten der Archivabteilung der russischen Regierung, Richtlinien archivieren Körper, Listen von Dokumentationsmaterialien. Es ist zwingend notwendig zur Einhaltung der Bedingungen Speicherung von Dokumenten und Dateien. Wenn eine Organisation mit einer komplexen Struktur und vielen Funktionen in jeder Abteilung und in der gesamten Organisation gilt einheitliche Grundsätze der Organisation von Dokumenten, Bildung und Indizierung Fällen. Daher Nomenklatur Affairs Department Personal, Service – Qualität, eine andere Struktureinheit oder die Organisation sollte die Anforderungen der normativen Dokumente unter Berücksichtigung gebildet werden.

Im ersten Schritt ist es, die Themen und Kategorien von Dokumenten zu identifizieren, die die Nomenklatur Einheit oder Organisation Fälle umfassen muss. Wir sollten aus der Notwendigkeit, gehen Sie den gesamten Betrag der Dokumentation zu decken, wie zu erstellen und zu empfangen. Wenn Sie die neuen Fragen sehen nicht durch die Nomenklatur bedeckt, ist es notwendig, Ergänzungen vorzunehmen. Form Angelegenheiten Nomenklatur sollte rechtzeitige Aktualisierung es zulassen. Wenn daher sollte die Indizierung Angelegenheiten die Möglichkeit neuer Indizes liefern und zuvor zugewiesenen Indizes ausschließen ersetzen bereits Fälle gebildet. Vorbei an unerledigten übertragen auf das nächste Jahr reichen von der Erhaltung der ursprünglichen Zahl.

Titel der jeweils muss klar sein und offenbarte vollständig die Zusammensetzung des Falles und den Inhalt der Dokumente, die in diesem Ordner abgelegt werden. Auf einem Ordner muss Index und angegeben werden , um die Haltbarkeit des Falles. Die Konsolidierung der Fälle wird auf der Grundlage der nominalen durchgeführt, zB Aufträge, Protokolle, Anweisungen und so weiter. Fälle kann im Detail so konfiguriert werden, beispielsweise entsprechend einem bestimmten Reporter, Korrespondenz für die Lieferung von Rohstoffen, die Korrespondenz mit Reportern, auf einer territorialen Basis kombiniert, und so weiter.

Wenn die Gruppierung Dokumente sollten ihr Augenmerk auf die Bedingungen ihrer Lagerung bezahlen. Kann nicht in einem Fall Dokumente von temporären und permanenten Speicherung oder verschiedenen Lagerzeiten kombiniert werden. Es ist nicht im Entwurf Deal multipliziert, irrelevante Dokumente oder Kopien Optionen umfassen erlaubt. Bei der Bildung der Dinge sollten in Anwesenheit aller Dokumentsignaturen und den richtigen Abstand geprüft werden.

Indexing Angelegenheiten und die Reihenfolge der Priorität sollten in der Reihenfolge ihrer Bedeutung gemacht werden. Der erste Überblick über die wichtigsten Dokumente (Bestellungen, Verordnungen oder andere Verwaltungsdokumente). Die Nomenklatur der Dinge sollten Indizes und Überschriften der Dinge, die Bedingungen und Lagerbedingungen, um die Evakuierung enthalten. Die Bandbreite der Fälle durch die etablierte Ordnung in der Organisation und vereinbart mit dem zugelassenen Offizier des Staatsarchivs der Region. Am Ende des Jahres in der Nomenklatur betreffen Endaufzeichnung die Anzahl der Fälle zeigt, die im Laufe des Jahres in jeder Kategorie geöffnet wurde. den etablierte Filing Fälle von dauerhafter Archivierung oder Beseitigung der temporären Speicher Fälle (bei Fälligkeit) entsprechend durchgeführt durch die Instruktion über die Büroarbeit der Organisation richtig.