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Berufsmanager: Stellenbeschreibung

Die Dokumentenumwälzung ist ein wichtiger Bestandteil der Tätigkeit und ein obligatorisches Element der Verwaltung von Institutionen, Organisationen, Unternehmen. Geschäftspapiere müssen ordnungsgemäß zusammengestellt, systematisch gelagert und optimal verschoben werden. Mit der Entwicklung der Wirtschaft steigen die Informationsflüsse und die Anzahl der Dokumente in allen Bereichen der menschlichen Aktivitäten. Deshalb, in unseren Tagen, gibt es eine wachsende Nachfrage nach einem ziemlich neuen Beruf – ein Dokument-Experte.

Wer ist der Dokumentenmanager?

Ein Dokumentenexperte ist ein Spezialist, der für die Aufnahme und Aufzeichnung der Dokumentation verantwortlich ist. Berufe sind Sekretärin, Archivarin, Sekretärin.

Die Regulierungsdokumente des Managements müssen ordnungsgemäß nach den Normen erstellt und den Mitarbeitern mitgeteilt werden, und genau diejenigen, für die Aufträge beabsichtigt wurden. Dokumente haben die Eigenschaft, veraltet zu werden, aus dem Umlauf zu kommen. In diesem Fall müssen sie in Übereinstimmung mit den Gesetzgebungsakten auf der Aufbewahrung gelagert und in das Archiv aufgenommen werden. All dies geschieht durch einen Dokumentenmanager.

Die offiziellen Pflichten eines Dokumentenspezialisten können langweilig sein. Aber das ist erst auf den ersten Blick. Durch die Hände eines Dokumentenexperten, besonders wenn er für die Dokumentenumwälzung im Unternehmen verantwortlich ist, können alle Informationsflüsse passieren, er kann den Dokumenten aller Abteilungen folgen und die Mechanismen der Tätigkeit und Entwicklung des Unternehmens verstehen.

In großen Organisationen sind die Pflichten der Spezialisten bei der Arbeit mit Dokumenten in der Regel geteilt: Registrierung, Registrierung, Eintragung in eine elektronische Datenbank, Kontrolle der Ausführung, Lagerung, verschiedene Personen und sogar ganze Einheiten sind verlobt.

Was ein Dokumentenmanager wissen sollte

Zur korrekten Erstellung von Dokumenten, in denen die Informationen prägnant, klar und klar vorgelegt werden, sollte der Fachmann den Zweck und die Formen der Erstellung aller Arten von Dokumenten kennen. Um zu wissen, wie ein rechtlich gültiges Dokument aussieht, muss es die Grundlagen des Gesetzes besitzen.

Da heute die meisten Dokumente auf elektronischen Medien gespeichert sind und Computer-Informationsaustausch benötigt wird, muss der Dokumentenmanager die Software verstehen. Es sollte elektronische Datenbanken erstellen und in der Lage sein, mit dem Personal zu erklären, das automatisierte Systeme zum Erstellen, Speichern und Übertragen von Dokumenten dient.

Um Dokumente im Archiv zu speichern, muss ein Fachmann bestimmte Regeln und technische Voraussetzungen kennen. Der Zweck der Unterlagen und ihre Vertraulichkeit, Bedingungen, Lagerbedingungen – aus diesen Gründen müssen Sie die Dokumente im Archiv sortieren und dann ein effektives Suchsystem erstellen.

Pflichten des Dokumentenexperten

Die Pflichten eines Dokumentenexperten in einer Einrichtung beinhalten

– Zusammenstellung, Buchhaltung, Speicherung und Kontrolle von Dokumenten;

– Systematisierung des Dokumentenumlaufs und Sicherstellung der Bewegung von Dokumenten;

– Organisation eines optimalen Dokumentenflusses innerhalb der Organisation;

– Organisation der Lagerung und Entwicklung von Klassifikatoren der Dokumentation;

– Sortierung, Wertprüfung und Übertragung auf das Archiv der Dokumente mit abgelaufener Gültigkeit;

– Anordnung der eingehenden Unterlagen;

– Entwicklung von Standardformularen und Dokumententafeln;

– Erstellung von Datenbanken von Dokumenten mit Erstellung von Registrierungsnummern und Indizes sowie elektronischen Speicheradressen;

– Vorbereitung der notwendigen Materialien für Tagungen, Verhandlungen und Sitzungen.

Führende Dokumentenmanager-Aufgaben führen in der Tat das gleiche, aber mit einem größeren Anteil der Verantwortung, plus gibt Aufgaben für niedrigere Mitarbeiter.

Pflichten eines Dokumentenexperten in einer Bildungseinrichtung

Ein Dokumentenforscher in einer Bildungseinrichtung muss neben anderen Gesetzgebungsakten das RF-Gesetz "On Education" kennen. Da Kindergärten und Schulen nur begrenzte Mitarbeiter haben, verbindet der Dokumentenmanager die Aufgaben des Sachbearbeiters, des Sachbearbeiters und des Kaderarbeiters, wird durch methodische Empfehlungen für die Arbeit mit Dokumenten in allgemeinen Bildungseinrichtungen (Brief des Bildungsministeriums der Russischen Föderation Nr. 03-51 vom 2. Dezember 2000) geleitet / 64).

Zu den Aufgaben eines Dokumentenexperten im Kindergarten gehören darüber hinaus die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen mit Mitarbeitern und die Eintragung von Personalakten, die Führung eines Kinderbuches. Er arbeitet auch mit der militärischen Registrierungsstelle und unterhält die relevanten Unterlagen, wenn das Institut militärisch haftende Personal hat.

Die Aufgaben des Dokumentenoffiziers an der Schule werden ergänzt durch die Vorbereitung von Entwürfen von Verwaltungsdokumenten über die Kontingentbewegung und die Registrierung von persönlichen Akten, die Aufrechterhaltung des alphabetischen Buches der Schüler und die Stunden der Schularbeit, die Bearbeitung und Verarbeitung der persönlichen Akten der Studenten im Archiv.

Höhere Bildungseinrichtungen führen nicht nur Bildungsaktivitäten, sondern auch wissenschaftliche.

Die Pflichten eines Dokumentenexperten an einer Universität machen einen Fachmann zumindest im Allgemeinen das Profil einer bestimmten Fakultät, weil er Dokumente für Meetings und Meetings vorbereiten und ihre Protokolle und Telefongespräche im Auftrag des Dekanes führen muss.

Persönliche Qualitäten des Dokumentenmanagers

Achtsamkeit ist die wichtigste Qualität eines Dokumentenmanagers. Genauigkeit, Sorgfalt und Verantwortung ergänzen die Liste der persönlichen Qualitäten, die für die Arbeit mit Geschäftspapieren notwendig sind. Fehler in der Daten, Verletzung der Gesetzgebung, Verlust von Dokumenten kann für ein Unternehmen kostspielig sein, wenn ein Vertrag oder Personal Audit abgeschlossen.

Die Menge an Informationen, die ein Dokumentenmanager anarbeitet, erfordert ein gutes Gedächtnis.

Um in jedem Bereich zu arbeiten, braucht er Sorgfalt und Alphabetisierung bei der Arbeit mit Papieren und im Bereich Personalmanagement – und organisatorische Fähigkeiten und Kreativität und Kommunikationsfähigkeit.

Mit den richtigen Zielen und der Arbeit mit der Struktur des Unternehmens, den so genannten unternehmerischen Qualitäten, benötigen Sie ein Dokument, um den optimalen Workflow und den Klassierer zu organisieren.

Oft in kleinen Firmen arbeitet ein Dokumentenmanager allein. Selbstorganisation, Disziplin und Selbstbeherrschung helfen, effektive Arbeit zu organisieren.

Voraussetzungen für die Dokumentation

Ein solider Regulierungsrahmen für die Dokumentenverwaltung erfordert eine professionelle Ausbildung. Deshalb, bei der Bewerbung um einen Job, benötigen Sie ein Diplom einer höheren Bildungseinrichtung oder eine durchschnittliche spezielle Bildungseinrichtung in den Bereichen "Documentology", "Dokumentation Unterstützung des Unternehmens". Es gibt auch verwandte Fachgebiete "Dokumentation im Gesetz" oder "Informationsunterstützung des Unternehmens".

Legislative und nachgeordnete Handlungen, Regulierungs-, Regulierungs- und Regulierungsdokumente höherer Gremien im Zusammenhang mit der Dokumentenumwälzung sind allgemeine Voraussetzungen für Dokumente, die ein Dokumentenmanager kennen sollten. Offizielle Pflichten erfordern Kenntnisse oder zumindest ihre Grundlagen in den Methoden der Analyse, Forschung, Konstruktion, Implementierung und Entwicklung von Dokumentationssystemen, Design und Betrieb von automatisierten Steuerungssystemen; Die Organisation des Archivgeschäfts und die Basis der Programmierung.

Vor- und Nachteile des Berufs des Fachexperten

Der Beruf eines Dokumentenexperten ist universell. Diplom und Kenntnis der Spezialität erlauben dem Absolvent, in jeder Organisation zu arbeiten, weil die Dokumentenzirkulation überall ist. Das ist der Hauptvorteil des Berufs.

Der zweite Vorteil kann als die Möglichkeit angesehen werden, als Administrator, Archivist, Sekretär, Sekretär-Assistent, Büroleiter, Assistent Manager und nicht nur ein Dokument-Experte zu arbeiten.

Das dritte Plus ist, dass trotz der scheinbaren Routine der Arbeit der Dokumentenmanager im Zentrum der Informationsflüsse in der Organisation steht und praktisch alle seine Geheimnisse besitzt. Manchmal ist er, außer für das obere Management, der alleinige Eigentümer dieser Geheimnisse.

Erlebnis und unternehmerische Adern erlauben es dem Dokumentenmanager, wenn gewünscht, ein eigenes Unternehmen zu organisieren, um Informationsdienste zur Verfügung zu stellen.

Die Pluspunkte des Berufs können auch im Büro unter guten Bedingungen, unabhängig vom Profil des Unternehmens und einem strengen Arbeitszeitplan, zugeschrieben werden.

Die Nachteile des Dokumentenmanagements sind eine Einheitlichkeit und vor allem eine große Verantwortung.

Wo kann ein Dokumentenmanager arbeiten?

Da Dokumentenspezialisten, die eine Ausbildung in diesem Bereich erhalten haben, mit allen Arten von Dokumenten (Buchhaltung, Personal, Wissenschaft und Technik) arbeiten können, können sie in einer Vielzahl von Organisationen gefragt werden:

– in staatlichen Stellen, sowohl lokale als auch staatliche;
– in den Abteilungen der Abteilungsleitung;
– in den Archiv- und Dokumentationsdiensten von Ingenieur- und Design- und Forschungseinrichtungen, in der öffentlichen Gesundheit, im Archiv, in der Bibliothek und im Museum, in den Strafverfolgungsstrukturen;
– in Verwaltungsdiensten und Abteilungen von Handelsstrukturen: Büroarbeit, Büroverwaltung, Personalmanagement;
– im Bereich der Entwicklung von Informationssystemen, dokumentarische Beratung, Prüfung der Informationssicherheit.

Das Karrierewachstum eines Dokumentenexperten hängt vom Arbeitsort ab. In großen strukturen kann er zu den geschäftsführern, in kleinen strukturen – zum assistenz zum kopf aufsteigen. Die Spitze der dokumentarischen Karriere kann als die Vorbereitung der Dokumente für die Regierung und der Präsident der Russischen Föderation betrachtet werden.